- 1. Die neue Rechtslage ab 1.1.2020
- 2. Compliance zur Vorbereitung auf die Kassen-Nachschau
- 3. Pflicht zur Einzelaufzeichnung der Geschäftsvorfälle
- 4. Problemvermeidung durch elektronische Kassen
- ABC der Fehlerquellen bei elektronischer Kassenführung
Die Kenntnis der Regeln der ordnungsgemäßen Kassenführung gehört zum Grundwissen und bildet die Grundlage der laufenden steuerlichen Beratung. Sie muss eine beanstandungssichere Kassenführung einrichten und fortlaufend unterstützen. Dazu kann auch die Bestellung eines Kassenbeauftragten gehören, der auf die Einhaltung der Regeln durch Stichproben etc. achtet. Es gilt, Fehlerquellen zu identifizieren und sie auszuschalten. Die Grundlagen der Kassenführung müssen in der Verfahrensdokumentation dokumentiert sein und vor Ort muss die Umsetzung permanent gesichert werden.
Aktualisierung des Fachwissens
Das relevante Fachwissen muss durch Weiterbildung aktuell gehalten werden. Tax Compliance muss das geltende Recht der Kassenführung herausarbeiten. Nur so kann verhindert werden, dass es aus Unkenntnis zum teuren Bußgeld und strafrechtlichen Fehlerfolgen kommt. Wer seine Kassenführung ordnungsgemäß führt, muss nicht mit teuren Überraschungen bei der Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung rechnen. Dieser Vorteil erhöht sich, wenn die Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Kassenführung fortlaufend vom steuerlichen Berater geprüft wird.
Prüfungssichere Kassenführung
Die prüfungssichere Kassenführung wird dauerhaft nur gewährleistet, wenn die nötigen Kontrollen erfolgen. Wenn die Regeln der Kassenführung nicht erkannt oder bewusst verletzt werden, führt das ab 1.1.2020 zu Bußgeldern und Reputationsverlusten. Das wird ergänzt durch den Ärger, die Mehrsteuern, Nachzahlungszinsen und die Abwehrkosten hervorrufen. Deshalb ist es nötig, die rechtlichen Grundlagen der elektronischen Kassenführung aufzuzeigen und alle Mitarbeiter damit vertraut zu machen. Es muss jedem Mitarbeiter durch den Arbeitsvertrag oder eine Zusatzvereinbarung klar sein, welchen finanziellen Schaden er anrichtet, wenn er sich nicht an die Kassieranleitung hält. Dazu sollte geregelt werden, dass der Arbeitgeber das wegen Fehlverhaltens des Arbeitnehmers verursachte Bußgeld von ihm als Schadensersatz zurückverlangen wird.
Schutz der eigenen Einnahmen durch elektronische Einzelaufzeichnungen
Ein fast durchgängig übersehener Aspekt ist die Sicherung der Betriebseinnahmen gegen die Manipulationen von Dritten. Ohne Einzelaufzeichnung der Geschäftsvorfälle werden die im bargeldintensiven Betrieb nötigen Sicherungsmöglichkeiten vernachlässigt. Jede fehlende Kontrollmaßnahme kann vom Personal (Fremdgeschäftsführer, Gesellschafter-Geschäftsführer, Kassenpersonal) dazu benutzt werden, in die eigene Tasche zu wirtschaften und den Unternehmer bzw. die Gesellschafter zu schädigen.
Im Extremfall, der nach den Erfahrungen der beratenden Berufe nicht so selten ist, kommt es sogar zur Existenzgefährdung oder -vernichtung. Dann rächt sich der falsche Geiz oder der Wille, Betriebseinnahmen am Finanzamt vorbei zu leiten. Jede Methode, dem Finanzamt die Kontrolle zu erschweren, gibt auch Dritten den Spielraum, die Gelder an der Firmenkasse vorbei zu erfassen. Untreue oder Unterschlagungen fallen dann mangels elektronischer Sicherungsmöglichkeiten nicht oder erst auf, wenn die Betriebsprüfung sie entdeckt. Dann ist es oft nicht mehr weit zur Insolvenz.
> Kapitel 3: Pflicht zur Einzelaufzeichnung der Geschäftsvorfälle