Kassenführung: Diese Besonderheiten sind zu beachten / 2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Private Entnahme aus der Kasse zwecks Barzahlung

Ein Unternehmer zahlt seine Aufwendungen während einer Geschäftsreise üblicherweise mit seiner EC-Karte bzw. mit seiner Kreditkarte. Kleinbeträge zahlt er in bar. Er entnimmt daher vor Beginn der Geschäftsreise einen Betrag von 200 EUR aus der Kasse. Für Verpflegung hat er insgesamt 119 EUR in bar ausgegeben, obwohl er nur eine Verpflegungspauschale von 56 EUR geltend machen kann. Die Vorsteuer kann er jedoch aus den tatsächlichen Kosten geltend machen (119 EUR × 19/119 = 19 EUR Vorsteuer). Den Differenzbetrag zahlt er nach dem Ende der Geschäftsreise wieder in die Kasse ein.

Den Betrag von 200 EUR kann er als Privatentnahme erfassen und die steuerlich abziehbaren Pauschalen von 56 EUR sowie die nicht abziehbaren Verpflegungskosten und die abziehbare Vorsteuer von 19 EUR bucht er dann als Privateinlagen. Damit ist auch das Problem gelöst, dass der Unternehmer anstelle der tatsächlichen Verpflegungskosten nur die niedrigeren Pauschalen abziehen kann.

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
1800/2100	Privatentnahmen allgemein	200	1000/1600	Kasse	200

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
1000/1600	Kasse (Bareinzahlung)	81
4670/6670	Reisekosten Unternehmer	56
4652/6642	Sonstige eingeschränkt abziehbare Betriebsausgaben (nicht abziehbarer Anteil)	44
1576/1406	Abziehbare Vorsteuer 19 %	19	1890/2180	Privateinlagen	200