Risiken bei der Archivierung von Thermobelegen beachten

Thermobelege haben die unangenehme Eigenschaft, dass sie nach und nach verblassen und nach einigen Jahren sogar komplett unleserlich sind. Bestes Beispiel dafür sind Tankstellen-, Bewirtungs- oder Supermarktrechnungen. Meldet sich der Prüfer des Finanzamts für einige Jahre zurückliegende Jahre zu einer Betriebs- oder Umsatzsteuerprüfung an, ist die Kürzung des Vorsteuerabzugs für solche verblassten Thermobelege vorprogrammiert.

Problem ist auch der Bundesregierung bekannt

Das Risiko, den Vorsteuerabzug wegen verblasster Thermobelege zu verlieren, ist allseits bekannt. Eine Bundestagsabgeordnete der Partei Bündnis 90/Die Grünen wollte deshalb von der Bundesregierung wissen, wie man diesem Problem begegnen können. Die ernüchternde Antwort: Die Beweislast für den Vorsteuerabzug liegt beim Unternehmer. Nur er alleine ist dafür verantwortlich, dass seine Steuerbelege zehn Jahre lang leserlich bleiben (Bundestags-Drucksache 17/14821, Seite 19).

Tipp: Um beim Vorsteuerabzug auch noch bei Jahre später stattfindenden Überprüfungen des Finanzamts bei Thermobelegen auf der sicheren Seite zu stehen, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:

• Unternehmer sollten im wöchentlichen Turnus Kopien von den Thermobelegen anfertigen und diese Sicherheitskopien für den Vorsteuerabzug zehn Jahre lang bei den Steuerunterlagen aufbewahren.
• Alternativ können zur Sicherung des Vorsteuerabzugs Scans der Thermobelege vorgenommen werden. Diese Sicherheitsscans sind ebenfalls zehn Jahre lang digital zu archivieren.