1 Zeitabstände
Betriebsprüfungen sind so durchzuführen, dass den beteiligten Versicherungsträgern keine Beitragsausfälle entstehen.[1] Die Rentenversicherungsträger führen mindestens alle 4 Jahre eine Betriebsprüfung bei den Arbeitgebern in alleiniger Verantwortung durch.[2]
Die Prüfung erstreckt sich auf alle Beiträge und Abgaben zur
- Krankenversicherung,
- Pflegeversicherung,
- Rentenversicherung,
- Arbeitslosenversicherung,
- Unfallversicherung
- den Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG),
- Künstlersozialversicherung (Künstlersozialabgabe),
- den abgegebenen Meldungen nach der DEÜV
- Insolvenzgeldumlage
und der in diesem Zusammenhang abzugebenden Beitragsnachweise und Meldungen.
Weiter werden bei Wertguthabenvereinbarungen mit Arbeitnehmern die vom Arbeitgeber getroffenen Vorkehrungen in Bezug auf den Insolvenzschutz von Wertguthaben geprüft.
Wie Betriebsprüfungen im Einzelnen durchzuführen sind, unterliegt keinen streng vorgegebenen Normen. Sie können auf gewissenhafte Stichproben beschränkt werden.[3]
Private Haushalte werden nicht geprüft
Arbeitgeber, die nur Beschäftigte im privaten Haushalt haben, werden nicht geprüft. Dies schränkt jedoch nicht die Befugnis ein, aufgrund der Aufdeckung von Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung, das Bestehen von Beitragsforderungen zu prüfen und Beiträge gemäß § 28p SGB IV nachzufordern.
Als Privathaushalte gelten keine Beschäftigungen, die von Dienstleistungsagenturen oder anderen Unternehmen begründet sind und Beschäftigungen, die mit Wohnungseigentümergemeinschaften geschlossen werden.
2 Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)
Optional können bislang Betriebsprüfungen im Einvernehmen mit dem Arbeitgeber als elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) durchgeführt werden. Die Teilnahme der Arbeitgeber an der euBP ist verpflichtend. Die Verpflichtung erstreckt sich jedoch nur auf die Entgeltdaten. Arbeitgeber können bei dem für die Prüfung zuständigen Rentenversicherungsträger beantragen, dass für Zeiträume bis zum 31.12.2026 auf eine elektronische Übermittlung der gespeicherten Daten verzichtet wird.
Ab dem 1.1.2025 gilt die Verpflichtung für Arbeitgeber, die für eine Betriebsprüfung erforderlichen Finanzbuchhaltungsdaten in elektronischer Form zu übermitteln. Falls diese Daten nicht mithilfe eines systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramms (per euBP) übertragen werden, haben Arbeitgeber die Möglichkeit, sie über eine systemgeprüfte Schnittstelle oder ein systemgeprüftes Programmmodul aus ihrer Finanzbuchhaltungssoftware an die Träger der Deutschen Rentenversicherung zu senden.
3 Zuständigkeit des Rentenversicherungsträgers
Die Rentenversicherungsträger stimmen sich darüber ab, welche Arbeitgeber sie prüfen, um Mehrfachprüfungen auszuschließen.[1] Die Zuständigkeit innerhalb der Deutschen Rentenversicherung (DRV) wird nach der jedem Arbeitgeber von der Agentur für Arbeit vergebenen Betriebsnummer bestimmt. Maßgebend ist die jeweilige Endziffer der Betriebsnummer (BBNR).
| BBNR-Endziffer | Zuständiger Rentenversicherungsträger |
|---|---|
| 0 bis 4 | Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV Bund) |
| 5 bis 9 | Deutsche Rentenversicherung Regionalträger |
Knappschaftlich versicherte Arbeitnehmer, seemännisch Beschäftigte, Beschäftigte der Bahn |
Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See (DRV Knappschaft-Bahn-See) |
| Ausschließlich mitarbeitende Familienangehörige in der Landwirtschaft | Landwirtschaftliche Krankenkassen |
Für Arbeitgeber, deren Entgeltabrechnungen durch eine Abrechnungsstelle (Steuerberater, Buchhaltungsbüro usw.) durchgeführt werden, ist die Betriebsnummer der Abrechnungsstelle maßgebend. Bei Sofortprüfungen (z. B. bei Schwarzarbeit, illegaler Beschäftigung) bestimmt sich die Zuständigkeit wiederum nach der Betriebsnummer des Arbeitgebers.
Die örtliche Zuständigkeit im Bereich der Regionalträger richtet sich nach dem Sitz der Lohn- und Gehaltsabrechnungsstelle des Arbeitgebers.
Hat ein Arbeitgeber mehrere Beschäftigungsbetriebe, wird er insgesamt geprüft. Das Prüfverfahren kann mit der Aufforderung zur Meldung eingeleitet werden.[2]
Arbeitgeber, die keinen Sitz im Inland haben, müssen zur Führung der Entgeltunterlagen einen Bevollmächtigten mit Sitz im Inland bestellen. Als Sitz gilt der Beschäftigungsbetrieb des Bevollmächtigten im Inland bzw. der Wohnsitz oder gewöhnliche Aufenthalt des Bevollmächtigten.[3]
Hauptbetrieb ist maßgebend
Ist ein Betrieb ein in jeder Hinsicht eigenverantwortlich handelnder Hauptbetrieb, so richtet sich die Zuständigkeit ausschließlich nach der Betriebsnummer dieses Betriebs. Zugehörige Betriebe, deren Lohn- und Gehaltsbuchhaltung aber vom Hauptbetrieb erledigt wird, sind als sog. Unterbetriebe einzuordnen. Die Zuständigkeit hierbei richtet sich nach der Betriebsnummer des Hauptbetriebs.
4 Planung und Vorbereitung der Prüfung
Die DRV Bund führt für die Zwecke der Betriebsprüfung ein Dateisystem mit den maßgebenden Daten zum Arbeitgeber und der Zahl der Beschäftig...
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