Doppelte Arbeiten vermeiden: Teamwork mit Office / 1 Office: Daten applikationsübergreifend nutzen

In vielen Vereinen werden aufgrund schlechter Abstimmung Daten doppelt erfasst. Werden beispielsweise Stammdaten des Vereins, wie Kontaktdaten, IBAN und Co. einmal übersichtlich in einer Excel-Datei zusammengestellt, kann jeder davon profitieren, sogar in anderen Anwendungsprogrammen.

1.1 Auf Excel-Stammdaten in Excel und Word zugreifen

Besonders einfach ist es, Daten von einer Excel-Datei in eine andere zu übernehmen. Das funktioniert mithilfe einfacher Formeln.

Um die Daten aus einer Stammdatendatei zu übernehmen, geht man wie folgt vor:

1. Es werden sowohl die Stammdatendatei als auch die Übernahmedatei geöffnet.
2. Man setzt die Eingabemarkierung in der Übernahmedatei an die Position, an der die Daten eingefügt werden sollen.
3. Anschließend wird ein Gleichheitszeichen eingetippt. Jetzt wechselt man in die Stammdatendatei, die die Information enthält, wählt die Tabelle mit den Stammdaten aus und klickt dort in die Zelle mit den gewünschten Informationen.
4. Durch das Drücken der Enter-Taste wird der Zellinhalt in die Übernahmedatei übertragen. Dabei kommt es zu einer Verknüpfung, genau genommen handelt es sich hierbei um einen sogenannten externen Bezug beziehungsweise eine externe Referenz. Der Name der Datei, der die Daten entnommen werden, wird in eckige Klammern gesetzt, die Tabelle mit einem Rufzeichen gekennzeichnet.

Die Verknüpfung hat zum Beispiel folgende Form, wenn die Stammdatendatei geöffnet ist, und die Informationen einer Tabelle mit dem Namen Stammdaten übernommen werden:

=[Stammda...