Aufgaben des Aufsichtsrats im Rahmen der Prüfung / 4.2 Internes Kontrollsystem (IKS)

Das interne Kontrollsystem (IKS) beinhaltet Regelungen und deren Umsetzung durch organisatorische Abläufe (Verfahrensabläufe, Maßnahmen, systemintegrierte Kontrollmechanismen) zur Sicherung bestimmter Bereiche, wie zum Beispiel

• Absicherung zuverlässiger Buchführung,
• organisatorische Abläufe zur Umsetzung von Vorstandsentscheidungen.

Ziel eines IKS ist es, alle wesentlichen operativen und finanziellen Unternehmensrisiken abzubilden und auf ein für das Unternehmen tragbares Niveau zu reduzieren. Das IKS hat somit die Funktion, Mängel in den organisatorischen Abläufen aufzuzeigen und zu beheben.

Der Prüfungsverband prüft, ob das IKS geeignet ist, in seiner Genauigkeit und Zuverlässigkeit die entsprechenden Daten zu liefern und die Einhaltung der Geschäftspolitik zu unterstützen.

Abb.: Internes Kontrollsystem

Die Beurteilung des IKS bezüglich der Effektivität der prozessabhängigen Kontrollen umfasst die Überprüfung

• der Trennung der Funktionen,
• der Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips und
• der Qualifikation der Mitarbeiter, die diese Kontrolle durchführen.

Ferner erfolgt eine Beurteilung der prozessunabhängigen Kontrollen (z. B. interne Revision) und die Dokumentation (Nachweise über die Wirksamkeit der Kontrollen).

Das IKS stellt ein Frühwarnsystem dar, welches – ausgehend von internen sowie externen Beobachtungsbereichen – über Beobachtungsfelder, Risikoindikatoren und Risikobewertungen verfügt. Der Prüfungsverband untersucht, ob das Frühwarnsystem in der eingerichteten Art und Weise bei sachgerechter Anwendung geeignet ist, frühzeitig den Bestand bzw. Zustand der Genossenschaft gefährdende Entwicklungen zu erkennen.

Für die Prüfung von Wohnungsgenossenschaften bedeutet dies, die Prüfung der Einrichtung bestimmter Beobachtungsbereiche, wie z. B. Bereiche der Bestandbewirtschaftung (einschließlich Analyse der Mieten, Aufwandsentwicklung), der Hausbewirtschaftung (Risikoindikatoren, Fluktuation, Instandhaltungsstau, Mietrückstände, Leerstand) und der Bautätigkeit vorzunehmen. Als weitere unternehmensinterne Beobachtungsfelder sind z. B. Personal (Qualifikation, Fluktuation, Altersstruktur, Krankenstand), Finanzierung (Wirtschaftlichkeitsberechnung, Zinsniveau, Liquiditätsentwicklung) und Betriebsorganisation (EDV-System, Aufbau- und Ablauforganisation) zu nennen.