Durchlaufender Posten / 1 Definition und Rechtsfolgen von durchlaufenden Posten

Ein durchlaufender Posten liegt nach der gesetzlichen Definition des § 10 Abs. 1 Satz 5 UStG vor, wenn ein Unternehmer Beträge im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt. Der Unternehmer nimmt insoweit lediglich die Funktion einer Mittelsperson ein. Er darf weder selbst einen Anspruch auf die Zahlung des Betrags von einem anderen haben, noch darf er selbst zur Zahlung des Betrags an einen Dritten verpflichtet sein.

Zwischen dem Zahlungsverpflichteten und dem Zahlungsempfänger muss regelmäßig eine unmittelbare Rechtsbeziehung vorliegen, damit eine Zahlung als durchlaufender Posten angesehen werden kann. Dabei kommt es entscheidend auf die abgeschlossene und durchgeführte zivilrechtliche Vereinbarung an. Es muss geprüft werden, wer der jeweilige Leistungspartner ist.

Dem Unternehmer wird umsatzsteuerrechtlich abhängig von den zivilrechtlichen Vereinbarungen gewissermaßen ein Wahlrecht eingeräumt, ob er die vereinnahmten Beträge als durchlaufenden Posten oder als Bestandteil seiner Besteuerungsgrundlage erfassen will. Vereinnahmt er die Beträge in fremdem Namen für fremde Rechnung und erfasst er diese Beträge auch so in seiner Buchhaltung – und folgerichtig dann auch in seiner Abrechnung dem Dritten gegenüber – liegt ein durchlaufender Posten vor. Hat sich der Unternehmer gegenüber einem Dritten aber selbst verpflichtet, eine Leistung in Anspruch zu nehmen und den sich dafür ergebenden Betrag zu bezahlen, kann kein durchlaufender Posten vorliegen. Dabei können gleichartige Vorgänge auch unterschiedlich behandelt werden.

Praxis-Beispiel

Abgrenzung durchlaufender Posten von Eigenleistung

Gärtner G führt bei einem Privatkunden P umfangreiche Gartenarbeiten aus. Die Gartenabfälle werden von dem selbstständigen Fuhrunternehmer F abgefahren. Die Einschaltung des F kann auf unterschiedliche Weise erfolgen:

1. G beauftragt F, in eigenem Namen und für eigene Rechnung, die Abfallentsorgung vorzunehmen. F stellt G seine Leistung in Rechnung, aus der G unter den weiteren Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. G schuldet die gesamten Gartenarbeiten (inklusive der Abfuhr des Abfalls) gegenüber P. Die Leistung des F kann nicht als durchlaufender Posten behandelt werden.
2. G beauftragt F im Namen seines Auftraggebers P mit den Abfuhrarbeiten. Die Leistung des F wird unmittelbar gegenüber P geschuldet und erbracht. Falls G die Bezahlung des F abwickelt, handelt es sich bei G um einen durchlaufenden Posten. F darf seine Rechnung nicht auf G ausstellen; G muss sich den Bruttobetrag, den er für P ausgelegt hat (ohne gesonderten Steuerausweis), von seinem Auftraggeber erstatten lassen.

Wichtig

Durchlaufender Posten setzt Kenntnis der Vertragsparteien voraus

Die Annahme eines durchlaufenden Postens setzt ein Rechtsverhältnis zwischen dem Zahlungsverpflichteten und dem Zahlungsempfänger voraus. Eine unmittelbare Rechtsbeziehung zwischen dem Zahlungsverpflichteten und dem Zahlungsempfänger ist nur dann gegeben, wenn die beiden Beteiligten jeweils den Namen des anderen und die Höhe des gezahlten Betrags erfahren oder zumindest den Namen feststellen könnten.^[1]

Praxis-Beispiel

Vermittlungsleistungen

S betreibt einen Second-Hand-Shop, in dem er gebrauchte Kleidungsstücke für Einlieferer verkauft. In seinem Ladengeschäft hängt ein Schild, auf dem er darauf hinweist, dass der Verkauf im Namen und für Rechnung der Einlieferer erfolgt. Anhand der an den Kleidungsstücken angebrachten Codes kann S den Namen und die Anschrift des Einlieferers ermitteln und auf Wunsch dem Käufer mitteilen.

S wird gegenüber dem Einlieferer als Vermittler tätig. Die für die Einlieferer vereinnahmten Kaufpreise stellen bei S durchlaufende Posten dar, er muss lediglich die von dem Einlieferer zu entrichtende Vermittlungsgebühr der Besteuerung unterwerfen. Allerdings darf S nicht gegenüber den Käufern in eigenem Namen abrechnen.^[2]

Allerdings gibt es auch Ausnahmen von der Voraussetzung, dass der Zahlungsverpflichtete und der Zahlungsempfänger sich gegenseitig namentlich bekannt sein müssen. Solche Ausnahmen können in den folgenden Fällen vorliegen:

• Bei Abgaben und Gebühren, soweit sie nicht vom Unternehmer selbst geschuldet werden.
• Bei Gebühren und Auslagen, die Rechtsanwälte, Notare und Angehörige artverwandter Berufe bei Behörden und ähnlichen Stellen für ihre Auftraggeber auslegen. Voraussetzung ist hier jedoch, dass diese Kosten nach Kosten- oder Gebührenordnungen erhoben werden, aus denen heraus der Auftraggeber als Schuldner bestimmt ist.

Voraussetzung für die Annahme eines durchlaufenden Postens ist aber, dass der Unternehmer nicht selbst der Schuldner einer Abgabe oder Gebühr sein darf. Dabei kommt es nicht nur auf die Art der Gebühr, sondern auch auf die Art der Abwicklung an, insbesondere wer als der Gebührenschuldner bestimmt ist.

Praxis-Tipp

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