Reisekosten, Inland

Zusammenfassung

Begriff

Reisekosten sind unter dem Oberbegriff "berufliche Auswärtstätigkeit" zusammengefasst. Zu den Reisekosten gehören Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, die durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen. Die Kernfrage des Reisekostenrechts ist, ob ein Arbeitnehmer eine sog. erste Tätigkeitsstätte hat, welche die frühere regelmäßige Arbeitsstätte ersetzt hat. Die erste Tätigkeitsstätte entscheidet darüber, ob eine berufliche Auswärtstätigkeit vorliegt. Eine berufliche Auswärtstätigkeit ist jede berufliche Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte und außerhalb der Wohnung des Arbeitnehmers.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Arbeitsrecht: Für die Erstattung der Reisekosten gelten die §§ 670, 675 BGB entsprechend.

Lohnsteuer: Mit Wirkung zum 1.1.2014 wurde das Verwaltungsrecht in den Lohnsteuer-Richtlinien durch ein gesetzliches Regelwerk im Einkommensteuergesetz abgelöst. Reisekosten können vom Arbeitgeber in den Grenzen des § 3 Nrn. 16 und 13 EStG (öffentlicher Dienst) steuerfrei erstattet werden; ansonsten sind sie nach § 9 EStG als Werbungskosten ansatzfähig. In Betracht kommen Fahrtkosten gemäß § 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG, Verpflegungsmehraufwendungen gemäß § 9 Abs. 4a EStG, Übernachtungskosten gemäß § 9 Abs. 1 Nr. 5a EStG und Reisenebenkosten gemäß H 9.8 LStH. Das BMF-Schreiben v. 25.11.2020, IV C 5 - S 2353/19/10011 :006, BStBl 2020 I S. 1228, gibt Auslegungshinweise zu den lohnsteuerlichen Reisekosten.

Sozialversicherung: § 14 Abs. 1 SGB IV definiert das zur Beitragspflicht in der Sozialversicherung heranzuziehende Arbeitsentgelt aus einer Beschäftigung. In § 1 Abs. 1 Satz 1 SvEV ist normiert, unter welchen Bedingungen bestimmte Entgeltbestandteile kein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt darstellen. § 23a Abs. 1 SGB IV legt fest, unter welchen Voraussetzungen und mit welchen Auswirkungen Arbeitsentgelt als einmalig gezahltes Arbeitsentgelt zu betrachten ist.

Kurzübersicht

Entgelt	LSt	SV
Arbeitgeberersatz von Fahrtkosten	frei	frei
Arbeitgeberersatz von Verpflegungsmehraufwendungen i. H. d. Inlandspauschalen	frei	frei
Arbeitgeberersatz von Übernachtungskosten in tatsächlicher Höhe oder i. H. d. Pauschale	frei	frei

Praxis-Beispiele

• Reisekostenabrechnung: Auswärtstätigkeit unter 3 Monaten

• Reisekostenabrechnung: Auswärtstätigkeit, 3-Monatsfrist

• Reisekostenabrechnung: Übernachtungs- und Nebenkosten

• Reisekostenabrechnung: Übernachtung vom Arbeitgeber veranlasst

• Reisekostenabrechnung: Abweichende Reisekostenregelungen

• Reisekostenabrechnung: Auswärtstätigkeit mit Anschlussaufenthalt

• Reisekostenabrechnung: Gemischt veranlasste Gruppenreise

• Reisekostenabrechnung: Auswärtstätigkeit mit vorgeschaltetem Urlaub

• Reisekostenabrechnung: Urlaub zwischen dienstlichen Terminen

• Reisekostenabrechnung: Mitnahme der Ehefrau

• Reisekostenabrechnung: Mahlzeitengestellung

• Reisekostenabrechnung: Verrechnung Sachbezugswert

• Reisekostenabrechnung: Mehrere Aufträge beim gleichen Kunden

• Berufskraftfahrer: Mitternachtsregelung

• Berufskraftfahrer: Fahrtätigkeit mit Übernachtung

Sozialversicherung

1 Zuordnung zum Arbeitsentgelt

Zulagen, Zuschüsse oder ähnliche Einnahmen, die zusätzlich gewährt werden und lohnsteuerfrei sind, sind nicht dem beitragspflichtigen Arbeitsentgelt in der Sozialversicherung zuzurechnen.^[1] Hierunter fallen auch die Reisekostenvergütungen und Reisekostenentschädigungen, gleichgültig, in welcher Form sie gewährt werden.

Zu Reisekosten in diesem Sinne gehören

• die Fahrtkosten, die durch öffentliche Verkehrsmittel oder die Benutzung eines privaten Pkw entstanden sind,
• Verpflegungsmehraufwand (Tagegelder),
• entstandene Übernachtungskosten (Hotelrechnung) und
• Nebenkosten (z. B. Parkgebühren, Telefonkosten für dienstlich veranlasste Telefonate).

Derartige Zahlungen sind nur dann beitragspflichtiges Entgelt, wenn sie der Lohnsteuerpflicht unterliegen. Dies dürfte allerdings nur in Ausnahmefällen der Fall sein.

[1] § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV.

2 Beitragsrecht

Steuer- und damit beitragspflichtige Reisekosten stellen laufendes Arbeitsentgelt dar. Sie sind daher grundsätzlich dem Entgeltabrechnungszeitraum zuzuordnen, in dem die Dienstreise durchgeführt wurde. Die Spitzenverbände der Sozialversicherungsträger halten es aber auch für zulässig, diese beitragspflichtigen Reisekosten erst im nächsten oder übernächsten Entgeltabrechnungszeitraum zu erfassen. Außerdem bestehen keine Bedenken, diese Beträge aus Vereinfachungsgründen wie Einmalzahlungen zu behandeln.