Controlling im Lohn- und Buchhaltungsbüro (LBB) / 3 Von der operativen Planung zur Liquiditätsplanung

Die operative Planung zeigt Ihnen, wie hoch Umsätze, Kosten und Gewinn aus dem regulären Geschäft voraussichtlich sein werden. Als Inhaber eines LBB wissen Sie aber, dass Umsätze und Kosten nicht immer sofort zu zahlungswirksamen Vorgängen führen. Außerdem gibt es immer noch weitere zahlungsrelevante Vorgänge, etwa

• Einlagen und Entnahmen
• Zins- und Dividendenerträge,
• Spenden
• Investitionen,
• Einzahlungen aus Vermögensverkäufen
• Umsatzsteuer-Zahllast/-Erstattung
• Tilgungen (Kapitaldienst)
• Steuernachzahlungen/-erstattungen.

Um Ihre Zahlungsfähigkeit – die Liquidität – jederzeit sicherstellen zu können, müssen Sie Ihre operative Planung um die genannten und ggf. weitere Positionen ergänzen. Der Blick in die Zukunft ist bei der Liquidität fast noch wichtiger als bei der operativen Planung. Denn nach wie vor ist ein großer Teil der jährlich mehr als 15–20.000 Firmenpleiten auf fehlende Liquidität zurückzuführen. Eine verlässliche Liquiditätsplanung, die alle zahlungsrelevanten Vorgänge erfasst, würde viele dieser Pleiten verhindern.

Der Aufbau einer Liquiditätsplanung ist für Sie, wenn Sie die operative Planung bereits erstellt haben, vergleichsweise einfach. Zunächst ergänzen Sie den Plan-Umsatz, um solche Einzahlungspositionen, die in Ihrem LBB vorkommen bzw. in der Vergangenheit vorgekommen sind. Auf der Ausgabenseite verfahren Sie ebenso. Die Kosten reduzieren Sie um nicht zahlungsrelevante Vorgänge, etwa Abschreibungen und kalkulatorische Positionen und ergänzen die Aufstellung um die Sachverhalte, die zu Auszahlungen führen.

Ein Beispiel aus dem Arbeitsblatt "Liquiditätsplanung" finden Sie in Auszügen in Abb. 2. Das Arbeitsblatt "Liquiditätsplanung" ist so aufgebaut, dass zunächst Umsätze und Kosten (ohne Abschreibungen und evtl. kalkulatorische Kosten, die automatisch abgezogen werden, vgl. auch Hinweise zur Arbeit mit der Datei) aus dem Blatt "Operative Planung" übernommen werden. Dies gilt für Plan- und Istdaten gleichermaßen. Die restlichen Ein- und Auszahlungen, etwa Investitionen oder Verkäufe von Anlagevermögen, müssen Sie manuell eintragen. Damit Sie für Ihr LBB keine Positionen vergessen, sollten Sie auch hier prüfen, welche zahlungsrelevanten Geschäftsfälle es in Ihrer Firma in den vergangenen 2-3 Jahren gegeben hat. In der Praxis ist immer wieder zu beobachten, dass an Investitionen oder Anlagenverkäufen zwar meist gedacht wird. Steuerzahlungen, Umsatzsteuer-Zahllast oder auch Tilgungen werden hingegen gerne vergessen.

Zahlungszeitpunkte der Umsätze bestimmen

Bei den Umsätzen ist es u. U. noch erforderlich, manuelle Korrekturen vorzunehmen, wenn Sie Ihren Kunden Rechnungen mit längeren Zahlungszielen stellen. Die Zellen sind daher in roter Schrift gehalten und Sie können hier individuelle Eingaben tätigen. Denn häufig erfolgen die Zahlungseingänge nicht vollständig im laufenden, sondern erst im kommenden Monat oder noch später. Zudem können auch vollständige Zahlungsausfälle vorkommen. Dies müssen Sie entsprechend berücksichtigen und fallweise manuelle Korrekturen vornehmen, zumindest, wenn Ihre monatlichen Umsätze stärkeren Schwankungen (> 10 %) unterliegen und es in der Vergangenheit schon Ausfälle gegeben hat. Erzielen Sie monatlich hingegen stets ähnlich hohe Umsätze, sind die Verschiebungen weniger problematisch, und eine Änderungen der Umsatzzahlen ist nicht zwingend.

Manuelle Korrekturen sind vom Arbeitsaufwand gut vertretbar, wenn Sie etwa 30-50 Kunden haben. Bei einer größeren Kundenzahl können Sie den Zahlungseingang alternativ auch mithilfe der durchschnittlichen Debitorenlaufzeit berechnen. Die Formel lautet:

Debitorenlaufzeit	=	Kundenforderungen (zu einem Zeitpunkt) * Beobachtungszeitraum
		Umsatz im Beobachtungszeitraum

Beispiel: Forderungen zum Jahresende 30.000 EUR, Jahresumsatz 180.000 EUR = 30.000 * 360 / 180.000 = 60 Tage.

Im Beispiel müssten Sie also damit rechnen, dass Ihre Kunden im Schnitt erst nach 60 Tagen bezahlen, wohingegen die meisten Kosten im laufenden Monat bezahlt werden müssen. Mit der Formel lässt sich zwar nur ein grober Durchschnittswert berechnen; der Ihnen aber zumindest einen Trend bzw. eine Richtung aufweist. Zudem kann die Debitorenlaufzeit sehr schnell ermittelt werden.

Mit einer vollständigen Liquiditätsplanung können Sie sofort erkennen, ob und wo es in welchem Monat zu evtl. Engpässen kommen kann. Das gibt Ihnen ausreichend Zeit, sich vorzubereiten und in Ruhe nach Lösungsmöglichkeiten zu suchen (s. Abschnitt 5).

Zahlungsausfälle bei der Planung berücksichtigen

Bei der Planung der Einzahlungen aus Umsätzen müssen Sie auch mögliche Zahlungsausfälle berücksichtigen. Prüfen Sie, ob und in welcher Höhe es u. U. in den letzten Jahren Zahlungsausfälle gegeben hat, und kürzen Sie z. B. die monatlichen Einzahlungen aus Umsätzen pauschal um diesen Wert, um auch hier auf der sicheren Seite zu sein.

Abb. 2: Beispiel einer Liquiditätsplanung (Auszug)

Zahlungsverzögerungen in Planung integrieren

Wenn Sie frühzeitig absehen können, dass sich Umsätze bzw. Zahlungen einzelner Mandant...