Wissensmanagement im Verein / 1 Von der Information zum Wissen

"42" war in einem Kult-Roman (Douglas Adams "Per Anhalter durch die Galaxis") die Antwort auf eine grundlegende Frage zu unserem menschlichen Leben. Interpretationen gibt es einige, eine endgültige Entschlüsselung gibt es nicht. Zunächst ist diese "42" ein Datum, bestehend aus zwei Ziffern. Ohne nähere Einbindung in einen Sinnzusammenhang bleibt dies als Datum stehen.

Erst wenn ein solches Datum in einen Bezug gesetzt werden kann, wird es zur Information. Wird aus einer "21" ein "§ 21 BGB" gibt es einen konkreten Hinweis, es ist eine Information. Entweder dient sie der Orientierung, wo näher nachgeschaut werden kann, oder sogar als Auslöser von persönlich erinnerten weiteren Informationen, wie "Eintragung in das Vereinsregister".

Riesige Mengen von Informationen stürmen fortwährend auf uns ein, aus Gesprächen, aus unterschiedlichen Medien. Nicht alles kommt wirklich bei uns an, manches wird vom Gehirn automatisch aussortiert.

Schauen wir uns mehr zufällig die Internet-Homepage unseres Dachverbandes an, dann finden wir auch dort viele Informationen. Menschen, die für den Verband tätig sind, Gremien des Verbandes, Hinweise auf Programme und Veranstaltungen. Erst wenn wir ganz gezielt auf die Suche nach Informationen gehen, weil wir diese zu einem bestimmten Zweck benötigen, beschaffen wir uns Wissen.

Praxis-Beispiel

Weil wir im Verein das Thema "Nachhaltigkeit" angehen wollen, suchen wir einen passenden Menschen als Ansprechpartner:in. Haben wir auf der Verbandshomepage jemanden gefunden, bedeutet das, über Wissen zu verfügen.

Also erst, wenn verfügbare Informationen mit einem speziellen Zweck verbunden werden, handelt es sich um Wissen.

Die Tücke ist, dass man nicht immer vorab sagen kann, zu welchen Themen entsprechendes Wissen benötigt wird. Protokolle von Vorstandssitzungen und anderen Anlässen des Vereins werden zunächst einmal abgelegt. Sie werden später vielleicht gebraucht, um die Umsetzung von Beschlüssen nachzuvollziehen und zu prüfen. Für andere Themen ist das Internet möglicherweise eine Fundgrube. Manches Wissen ist aber hochspeziell und individuell.

Praxis-Beispiel

Der für das Vereinsheim und den umgebenden Rasen zuständige Mitarbeiter schafft es immer wieder, den antiquierten Rasenmäher mit Tricks und Kniffen ans Laufen zu bringen. Fällt dieser Mitarbeiter aus, entsteht ein Problem. Das Wissen um die Aktivierung des Rasenmähers fehlt.

Im Verein können verschiedene Anforderungen bestehen, für die sich über Zeit ein persönliches Wissen der aktiven Mitarbeiter:innen angesammelt hat. Beispiele:

• die Einordnung von bestimmten Geschäftsvorfällen für die Vereinsbuchhaltung,
• der beste Weg, um für eine Vereinsveranstaltung notwendige Genehmigungen zu erhalten,
• die spezifischen Interessen eines Gönners des Vereins, mit denen man ihn für eine Unterstützung gewinnen kann,
• das Ablagesystem des Vereinsarchivs, das über lange Zeit von einem Mitglied geführt wird.

Bei genauerer Betrachtung gibt es verschiedene Quellen für Informationen, die für den Verein zu Wissen und damit zu einer Hilfestellung bei der Erledigung von Vereinsaufgaben werden können. Die folgende Übersicht zeigt dies für den Verein, den Verband und die Kommune als wichtigem Kooperationspartner der Vereine.

Bereich …	liegen in einer speziellen Form vor	indirekte (persönliche) Informationen (Beispiele)
Verein	Satzung, Ordnungen Protokolle Chronik, Archiv …	Beispiele oben.
Verband	Satzung, Ordnungen Protokolle Übersicht zu Angeboten für die Vereine Chronik, Archiv …	Informationen über die vorliegenden ­Materialien hinaus: Spezielle Ansprechpartner mit Insiderwissen weiterführende Materialien Weitere Anlaufstellen außerhalb des Verbandes
Kommune	Ordnungen Protokolle von Sitzungen Verlautbarungen Stadtarchiv …	Informationen über die vorliegenden ­Materialien hinaus: Spezielle Ansprechpartner mit Insiderwissen weiterführende Materialien Weitere Anlaufstellen außerhalb der kommunalen Verwaltung

Achtung

Ziel muss es sein, den Aufwand bei der Informationssuche klein zu halten!

Entweder man kann direkt auf eine Wissensquelle zurückgreifen, z. B. auf die Protokolle der letzten Vorstandssitzungen, oder man muss auf die Suche nach geeigneten Informationen gehen. Die Kunst liegt dann vor allem darin, mit möglichst wenig Aufwand dieses notwendige Wissen zusammenzutragen. Wenn es sich auf vorliegende und mehr oder weniger öffentliche Informationen richtet, die in einer Form niedergelegt sind, kann dies noch recht gut gehen. Vor allem, wenn die Erschließung der Informationen z. B. durch eine nachvollziehbare Ablageordnung in Papierform oder im Speicher des PCs gut möglich ist. Schwierig wird es bei den persönlichen Informationen, sie liegen eben nicht so zutage. Es werden Ansprechpartner:innen benötigt.

Eine weitere Aufgabe innerhalb des Vereins liegt darin, die zunächst nur persönlich vorliegenden, für den Verein wichtigen Informationen zu sichern, um auch bei dem Ausscheiden eines aktiven Menschen die wertvollen, gesammelten Erfahrungen für eine erfolgreiche Vereinsarbe...