Vereinsarbeit: Korrespondenz mit Behörden

Zusammenfassung

Wenn es um die Korrespondenz mit Behörden geht, tun sich viele Vereine besonders schwer. Doch gerade hier kann viel davon abhängen, wie und auch wann man auf die "Schreiben vom Amt" reagiert beziehungsweise Kontakt aufnimmt. In diesem Beitrag geben wir Ihnen Tipps, wie man sich gegenüber Behörden verhält und die entsprechende Korrespondenz führt.

Die 4 häufigsten Fallen

1Der Brief wird nicht richtig gelesen

Behörden haben eine etwas andere Sprache als der "Otto Normalverbraucher". Darum muss man sich beim Lesen Zeit nehmen. Häufig versteht man die Feinheiten auch erst beim zweiten oder dritten Durchlesen. Am besten sollte man auch anderen Vereinsmitgliedern den Brief geben, um dann zu klären, ob man dem Schreiben das Gleiche entnommen hat.

2Termine werden nicht eingehalten

Nahezu alle behördlichen Schreiben beinhalten eine Frist, innerhalb derer die Beantwortung erfolgen muss. Häufig steht dies in der "Rechtsmittelbelehrung" am Ende des Briefes. Werden diese Termine nicht eingehalten, kann dies böse Folgen haben. Ein Einspruch beispielsweise wird nicht wirksam, wenn er nicht termingerecht bei der Behörde eingeht.

3Herausreden hat keinen Sinn

Wenn die Fakten klar auf dem Tisch liegen, macht es keinen Sinn, zu versuchen, sich aus der Angelegenheit herauszuwinden. Im Gegenteil: Man hat schnell einen "schlechten Ruf" bei den Behörden, der sich auch in Zukunft negativ auswirkt.

4Aktenzeichen nicht beachtet

Alle Behördenschreiben haben ein Aktenzeichen, das für den Empfänger besonders wichtig ist, da er danach Ihr Schreiben dem richtigen Vorgang zuordnet. Meist steht deshalb auch unter dem Aktenzeichen, dass man dies bei jeder Korrespondenz angeben soll. Doch auch wenn dies nicht der Fall ist, sollte das Aktenzeichen in oder unter der Betreffzeile stehen. Sie vereinfachen dem Mitarbeiter bei der Behörde damit die Arbeit, was er positiv aufnehmen wird.

1 Grundsätzliches

Wenn Post von einer Behörde kommt, steht bei vielen Menschen gleich der Angstschweiß auf der Stirn. Denn meist vermutet man in dem Briefumschlag nichts Gutes. Die Angst vor den Briefen wird dadurch noch gesteigert, dass man eben Post bekommt und keine E-Mail. Doch lassen Sie sich nicht nervös machen. Häufig würde man behördlicherseits sicher auch eine Mail vorziehen – aber aus rechtlichen Gründen ist das nicht immer möglich. Ein Brief von einer Behörde bedeutet also nicht gleich, dass man vom Schlimmsten ausgehen muss.

Wichtig

E-Mails von Behörden sind genauso ernst zu nehmen wie Briefe. Abgesehen von den Briefformalien gelten hier die gleichen Regeln. Wir schreiben in diesem Beitrag vom Brief, die Hinweise können aber analog auch für den E-Mail-Verkehr genutzt werden.

Aber selbst, wenn es sich um eine unangenehme Nachricht handelt, macht es keinen Sinn, den Brief ungelesen zur Seite zu legen. Im Gegenteil: Da Fristen bei den Behörden eine besonders wichtige Rolle spielen, kann ein liegengelassener Brief dazu führen, dass die Situation für den Verein noch schlechter wird.

1.1 Vor dem Schreiben in Ruhe lesen

Es wird Sie vielleicht wundern, wenn es am Anfang dieses Beitrages über das Schreiben von Briefen und E-Mails an Behörden zunächst um das Thema Lesen geht. Aber gerade, weil man bei den Schreiben von Behörden häufig schon beim Empfang nervös wird, kommt es anschließend zu Fehlern, wenn man das Schreiben nur aufgeregt "überflogen hat". Die Antwort auf dieses flüchtig gelesene Schreiben geht dann nicht selten an der eigentlichen Frage vorbei – weil man diese schlicht übersehen hat.

Hinzu kommt, dass Behörden einen anderen Schreibstil haben als die meisten Bürgerinnen und Bürger. Man muss sich erst an dieses "Beamtendeutsch" gewöhnen. Darum sollte man den Brief der Behörde zunächst in aller Ruhe lesen und dann noch einmal prüfen, ob man alles richtig verstanden hat.

Praxis-Tipp

Geben Sie den Brief auch anderen Mitgliedern, ohne zu sagen, wie Sie das Schreiben verstehen. So können Sie eine zweite, unabhängige Meinung einholen und werden vielleicht auf Punkte hingewiesen, die Ihnen so nicht aufgefallen sind.

Grundsätzlich sollte man die folgenden Fragen beantworten können, wenn man den Brief gelesen hat:

1. Was will die Behörde? Stellt sie Tatsachen fest, die Sie bestätigen sollen oder fragt sie nach bestimmten Informationen? Werden Forderungen an den Verein gestellt (Vorlage von Unterlagen, finanzielle Forderungen usw.)?
2. Womit begründet die Behörde das an Sie gerichtete Schreiben?
3. Können Sie die Begründung anhand der Angaben nachvollziehen? Sind die Angaben Ihrer Meinung nach richtig?
4. Falls es Unstimmigkeiten zwischen dem Behördenschreiben und Ihrer Einschätzung gibt: Liegen im Verein bereits Unterlagen vor, mit denen man die Stellungnahme der Behörde entkräften kann? Müssen Unterlagen (z. B. beim Verband) beschafft werden?
5. Welche Fristen werden von der Behörde gesetzt?

1.2 Auch bei den Behörden arbeiten Menschen

Die Korrespondenz mit Behörden hat wie so vieles im Leben zwei Seiten. Auf der einen Seite geht es um den Apparat, für den Sachlichkeit die einzige Trumpfkarte ist, die zählt. Auf der anderen Seite stehen aber die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die auc...