Outlook im Verein: Organisation von Aufgaben und Kontakten

Zusammenfassung

In Teil 1 der Beitragsfolge "Outlook im Verein" lag der Schwerpunkt auf E-Mails. Elektronische Nachrichten sind auch nachfolgend ein Thema. Hier geht es um den zeitversetzten E-Mail-Versand. Neben der E-Mail-Funktion wird das Organisationstalent Microsoft Outlook gerne zur Organisation von Aufgaben und Kontakten eingesetzt. Auch der integrierte Kalender erfreut sich großer Beliebtheit. Diese Funktion bietet weit mehr Möglichkeiten als das einfache Eintragen von Terminen und ist ebenfalls Gegenstand der weiteren Ausführungen.

Die 4 häufigsten Fallen

1. Zeitversetztes Versenden

Normalerweise gehen Outlook-Nachrichten an den Empfänger, sobald der Absender auf Senden geklickt hat. Werden nach und nach elektronische Vereinsnachrichten an verschiedene Mitgliedergruppen verschickt, kann das zu Missstimmung führen, da sich einige Mitglieder benachteiligt fühlen. Abhilfe schafft das Versenden mit einem Zeitpuffer.

2. Fehlende Ausrichtung auf die Vereinsarbeit

Die Outlook-Menüs, Befehle und Register sind auf eine Vielzahl von Anwendern abgestimmt und nicht auf die Belange der Vereinsarbeit. Das lässt sich ändern. In der Schnellzugriffleiste beispielsweise können Befehle zu- und abgeschaltet werden.

3. Mangelhafte Übersicht

Schlechte Übersicht über Termine und Aufgaben führt zum Verstreichen von Fristen und zum Vergessen von dringend zu erledigenden Arbeiten. Abhilfe schafft die Outlook-Erinnerungsfunktion.

5.Gruppenzeitplan funktioniert nicht

Die Arbeit mit dem Gruppenzeitplan setzt voraus, dass Outlook mit einem Microsoft Exchange Server kommuniziert und ein Exchange-Konto vorhanden ist.

1 Zeitversetztes Verschicken von E-Mails

E-Mails erreichen den Anwender in der Regel zügig. Es gibt jedoch Situationen, in denen man aus den unterschiedlichsten Gründen möchte, dass die elektronische Post nicht sofort verschickt beziehungsweise vom Empfänger gelesen wird. Manchmal möchten Anwender beispielsweise gewährleisten, dass allen Empfängern die Nachrichten zur selben Zeit zugeht. Hierfür stellt Outlook eine Funktion zur Verfügung, mit deren Hilfe E-Mails mit zeitlichem Versatz verschickt werden können. Grundsätzlich gibt es folgende Möglichkeiten, Zeitpuffer einzurichten:

• Der Anwender bestimmt für einzelne ausgewählte Mails ganz individuell, mit welcher Zeitverschiebung die elektronische Nachricht auf den Weg gebracht werden soll.
• Der Anwender legt eine Regel fest, die alle (!) E-Mails grundsätzlich mit Zeitversatz verschickt.

1.1 Individueller Zeitpuffer für eine einzelne E-Mail

So bringen Anwender eine einzelne E-Mail zeitversetzt auf den Weg:

1. Zunächst erfasst man die elektronische Nachricht wie gewohnt, klickt jedoch anstatt auf Senden den Reiter Optionen an.
2. Rechts, in der Rubrik Weitere Optionen befindet sich die Schaltfläche Übermittlung verzögern. Durch einen Klick auf diese Schaltfläche wird das Fenster Eigenschaften aufgerufen (siehe Abbildung 1).

3. Dort hakt man im Bereich Übermittlungsoptionen das Kontrollkästchen Übermittlung verzögern bis ab, sodass dort ein Häkchen erscheint. In den nebenstehenden Feldern werden Datum und Uhrzeit eingestellt. Um die dort festgelegte Zeit wird die E-Mail später verschickt, sofern der Rechner online und Outlook aktiv ist.

   Abbildung 1: Hier lassen sich Zeitpuffer für den E-Mail-Versand festlegen

4. Man verlässt das Eigenschaften-Fenster über die Schaltfläche Schließen. Outlook merkt sich den Sendetermin. Durch einen Klick auf Senden wird die E-Mail zur gewünschten Zeit und nicht umgehend auf den Weg zum Empfänger gebracht.

1.2 Voraussetzungen für den Versand

Wenn eine zeitliche Verzögerung für eine Nachricht eingerichtet wird, bleibt die E-Mail zunächst im Postausgang. Damit Outlook die Nachricht zu der vom Benutzer geplanten Zeit verschickt, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt werden:

• Outlook ist aktiv,
• der Computer hat eine Verbindung zum Internet.

Achtung

Für den Fall, dass der Computer des Nutzers zu der angesetzten Versandzeit nicht mit dem Internet verbunden ist, wird die Mail nicht verschickt. Der Sendevorgang erfolgt erst dann, wenn der Computer das nächste Mal eine Internetverbindung hat.

Praxis-Beispiel

Der Vorsitzende hat am Freitag ein Schreiben an den Verband vorbereitet und möchte es nicht vor dem Wochenende verschicken. Er teilt Outlook mit, dass die E-Mail erst am kommenden Montag um 8:00 Uhr verschickt werden soll. Genau hier verbirgt sich eine Stolperfalle. Der Vorsitzende fährt in Urlaub. Zu dieser Zeit hat der Rechner keine Verbindung zum Internet. Die E-Mail wird also erst nach dem Urlaub versendet, und zwar genau dann, wenn der Computer wieder eine Internetverbindung hat.

Das Beispiel zeigt: Vorsicht ist geboten, wenn durch das Verschieben der Mails möglicherweise Fristen verstreichen.

Keine Regel ohne Ausnahme: Unter bestimmten Voraussetzungen, zum Beispiel Outlook kommuniziert mit einem Exchange-Server, wird eine E-Mail auch während der Abwesenheit des Anwenders auf den Weg gebracht.

Hinweis

Microsoft Exchange-Server ist eine Software, die die Mitglieder von Arbeitsgruppen bei der zentralen Verwaltung von Mails, Terminen etc. unterstützt. Sie eignet sich für Organisationen wie beispielsweise Unternehme...