Flagge zeigen – So präsentiert sich Ihr Verein richtig

Zusammenfassung

Der Erfolg eines Vereins ist nicht zuletzt vom Bekanntheitsgrad und vom öffentlichen Image abhängig. Darum sollten die Vereine auch jede Gelegenheit nutzen, um sich breiten Bevölkerungsschichten vorzustellen. Hierzu ist es nicht immer notwendig, dass man eigene Veranstaltungen organisiert. Man kann sich auch an kommunalen, regionalen und auch nationalen Veranstaltungen, die von anderen organisiert werden, beteiligen. Doch auch hier gilt der Grundsatz: Nur mit einer guten Vorbereitung kann man überzeugend auftreten. Dieser Beitrag wird Ihnen zeigen, wie Sie Ihren Verein bei Veranstaltungen anderer Träger positiv darstellen.

Die 9 häufigsten Fallen

1.Die Vorbereitungsarbeiten werden unterschätzt

Das gehört zu den Kardinalsfehlern, die ein Verein machen kann: Die Vorbereitungsarbeiten werden unterschätzt, wodurch die Zeit knapp wird, unnötiger Stress entsteht und nicht selten sogar vermeidbare Kosten anfallen. Im Extremfall wird man gar nicht fertig und muss – trotz der schon investierten Arbeit – die Teilnahme kurzfristig absagen. Man kann viel Zeit sparen, wenn man von vorneherein zweigleisig vorgeht. Auf der einen Seite sollten grundlegende Arbeiten, die für alle Veranstaltungen und Aktionen von Nutzen sind, terminunabhängig im Vorfeld erledigt werden. Auf der anderen Seite sollte so früh wie möglich mit den Arbeiten begonnen werden, die für jede Präsentation neu durchgeführt werden müssen.

2. Dem Veranstaltungsgelände wird zu wenig Beachtung geschenkt

Meist ist man gewohnt, auf vertrautem Gelände tätig zu werden. Viele Fragen erübrigen sich dann, weil man sich ja auskennt. Anders ist dies bei der Teilnahme an Veranstaltungen anderer Träger. Hier kommt es beispielsweise häufig vor, dass schlicht und ergreifend vergessen wird, für eine Strom- oder Wasserversorgung des Standes zu sorgen. Daran kann dann die gesamte Aktion scheitern. Vergewissern Sie sich deshalb immer im Vorfeld, wo sich Stromanschlüsse befinden und wie man diese erreichen kann. In vielen Fällen müssen diese Versorgungsanschlüsse beim Veranstalter beantragt beziehungsweise gemeldet werden.

3. Bei Freiluft-Events: An Regen hat keiner gedacht

Gerade bei Veranstaltungen im Freien kommt es häufig zu unnötigen Pannen. Eine ist meist darauf zurückzuführen, dass man sich zu wenig Gedanken über Witterungseinflüsse gemacht hat. Falls es regnet, fehlt bspw. für die Musikanlage eine entsprechende Abdeckung. Das Ergebnis ist, dass die Anlage nicht eingesetzt werden kann, der Stand tot wirkt und der Erfolg der Maßnahme gegen Null geht. Auch bei aufkommendem Wind fehlen meist durchsichtige Planen, die man über die Infomaterialien legen kann, damit diese nicht wegfliegen (aber doch noch von den Besuchern gesehen werden können).

4. Auch die Helfer brauchen Betreuung

Natürlich macht man sich die meisten Gedanken darüber, wie man möglichst viele Menschen ansprechen und über den Verein und seine Aktionen informieren kann. Dabei darf aber nicht vergessen werden, dass Helfer:innen keine Roboter sind. Es müssen genügend Ruhezeiten eingeplant werden, damit die Helfer:innen auch einmal abschalten können. Außerdem sollte für kalte und heiße Getränke (alkoholfrei) gesorgt werden. Bedenken Sie immer, dass motivierte Helfer:innen schwer zu finden, aber schnell verloren sind.

5. Wenn die Linke nicht weiß, was die Rechte tut

Die Helfer:innen bei einer öffentlichen Veranstaltung müssen vorher umfassend gebrieft werden. Hierzu gehört auch eine inhaltliche Unterrichtung, sodass die Mitarbeiter:innen am Stand keine unterschiedlichen Auskünfte geben. Sollten die Standbetreuer:innen bei Fragen zum Verein unsicher sein, muss eine Person – vorzugsweise aus dem Vorstand – zur Klärung zur Verfügung stehen.

6. Genehmigungen wurden nicht eingeholt

Wenn Sie selbst eine Veranstaltung organisieren, wissen Sie, welche Genehmigungen einzuholen sind. Sind Sie Gast, können Sie sich nicht darauf verlassen, dass der Hauptveranstalter alle Genehmigungen für Sie eingeholt hat. Insbesondere Fragen der Versicherung und der GEMA müssen fast immer von Ihnen geklärt werden. Nicht zuletzt darf man aber auch nicht vergessen, dass man eventuell einzelne Sondergenehmigungen des Hauptveranstalters benötigt. Dies gilt häufig beispielsweise für die Lautstärke, mit denen Musikanlagen betrieben werden dürfen. Auch für eine Tombola oder Verlosung müssen zumindest Anmeldungen erfolgen, wenn nicht gar eine Genehmigung durch die Kommune notwendig wird.

7. Am Stand tut sich nichts

Nichts ist schlimmer – vor allem für die Helfer:innen vor Ort – wenn an allen Ständen Leben ist, sich nur an Ihrem Stand nichts tut. Das Problem liegt dann meist in der Vorbereitung. Man hat sich dann vorrangig mit der Frage befasst, was der Verein erreichen will. Die Frage, was das Interesse der Besucher weckt, blieb dabei im Hintergrund. Dies führt dazu, dass sich die Gäste der Veranstaltung von Ihrem Stand nicht angesprochen fühlen und ihn ignorieren.

8. Verteilmaterialien sollten keine Termine enthalten

Für Ihren Stand werden Sie auch einige Vertei...