Darauf müssen Sie als Arbeitgeber bei der Lohnsteuer achten

Zusammenfassung

Vergütungen an Arbeitnehmer unterliegen dem Lohnsteuerabzug. Die Lohnsteuer ist eine Erhebungsform der Einkommensteuer, also keine eigenständige Steuer. Der Verein hat als Arbeitgeber die Pflicht, im Rahmen des Lohnabzugsverfahrens die Lohnsteuern der Mitarbeiter zu berechnen und an das Finanzamt abzuführen.

Die Einzelheiten zum Lohnsteuerabzugsverfahren sind komplex und führen in der Praxis immer wieder zu Auseinandersetzungen mit der Finanzverwaltung. Auch die Einschaltung eines Steuerberaters oder eines anderen Fachmannes führt nicht immer zur gewünschten Sicherheit, wenn beispielsweise die Abteilungen oder Gruppen des Vereins Vergütungen an einzelne Mitarbeiter leisten, die dem Lohnbearbeiter im Verein nicht bekannt sind. Auch Zahlungen von dritter Seite an Vereinsmitarbeiter (beispielsweise von Sponsoren des Sportvereins an Sportler) unterliegen dem Lohnsteuerabzug durch den Verein.

Die Haftung für Fehler beim Lohnsteuerabzug trifft den Verein. Im nachfolgenden Beitrag werden die Grundlagen des Lohnabzugsverfahrens vorgestellt und erläutert.

Die 3 häufigsten Fallen

1. Arbeitgeberpflichten werden nicht beachtet

Der Verein leistet Vergütungen an einen Mitarbeiter, der fälschlicherweise als selbstständiger Honorarempfänger geführt wird. Der Verein beachtet somit nicht seine Arbeitgeberpflichten.

2. Fehler bei der Abrechnung von Reisekosten

Reisekosten werden ohne Einzelnachweis (Abrechnung) vergütet oder die Beträge sind höher als die steuerlich zulässigen Höchstbeträge.

3. Lohnsteuer wird nicht einbehalten

Der Arbeitgeber behält keine Lohnsteuer von der gezahlten Vergütung ein, obwohl ein Beschäftigungsverhältnis vorliegt.

1 Arbeitsverhältnis

1.1 Definition des Arbeitsverhältnisses

Ein Arbeitsverhältnis liegt vor, wenn der Beschäftigte dem Arbeitgeber (Verein) seine Arbeitskraft schuldet. Dies ist der Fall, wenn die tätige Person in die Vereinsorganisation eingegliedert und an die Weisungen des Vorstands oder anderer Vereinsmitarbeiter gebunden ist.

Arbeitnehmer sind Personen, die angestellt oder beschäftigt sind und die aus diesem Dienstverhältnis Arbeitslohn beziehen. Ehrenamtlich tätige Vereinsmitglieder sind somit keine Arbeitnehmer. Keine Arbeitnehmer sind Personen, die selbstständig im Rahmen eines eigenen Unternehmens sonstige Leistungen erbringen.

Hinweis

Fixpunkte der Einstufung als Arbeitnehmer sind:

• Arbeitsvertrag mit dem Verein
• Weisungsgebundene und fremdbestimmte Arbeit
• Weisungsrecht des Vereins zu Inhalt, Zeit und Ort der Tätigkeit.

1.2 Nebentätigkeit und Aushilfstätigkeit

Nebenberuflich tätige Lehrkräfte (z. B. Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher, Betreuer oder ähnliche Personen) mit einem feststehenden und nicht nur von Fall zu Fall aufgestellten Tätigkeitsbild oder Lehrplan sind in der Regel Arbeitnehmer.

Hat diese Tätigkeit nur einen geringen Umfang, kann das ein Anhaltspunkt dafür sein, dass eine feste Eingliederung nicht vorliegt. Ein geringer Umfang in diesem Sinne wird regelmäßig angenommen, wenn die Person beim Verein in der Woche durchschnittlich nicht mehr als sechs Stunden tätig ist und sich zudem die Zeit der Tätigkeit – in Absprache mit dem Verein – selbst einteilen kann.

Praxis-Tipp

Wenn der Übungsleiter für mehrere Vereine tätig ist, liegt in der Regel kein Arbeitsverhältnis vor.

1.3 Steuerbefreiung für ehrenamtliche Tätigkeiten

Vergütungen für nebenberufliche Tätigkeiten als

• Übungsleiter,
• Ausbilder,
• Erzieher,
• Betreuer oder
• vergleichbaren nebenberuflichen Tätigkeiten,
• künstlerischen Tätigkeiten,
• Pflege alter, kranker oder behinderter Menschen

im Dienst oder Auftrag einer gemeinnützigen Körperschaft können bis zu 3.000 Euro jährlich steuerfrei gezahlt werden (Übungsleiterfreibetrag).

Vergütungen für nebenberufliche Tätigkeiten allgemeiner Art im gemeinnützigen Bereich eines Vereins können bis zur Höhe von 840 Euro im Jahr steuerfrei gezahlt werden (Ehrenamtsfreibetrag).

Praxis-Tipp

Diese Tätigkeiten werden im Rahmen der vorgenannten Vergütungen als Aufwandsentschädigung für ehrenamtliche Mitarbeit angesehen. Damit unterliegen sie regelmäßig nicht den Bestimmungen des Arbeitsrechts.

Der ehrenamtlich Beschäftigte hat dem Verein zu Beginn eines Jahres beziehungsweise mit Aufnahme der Tätigkeit schriftlich zu bestätigen, dass die Steuerbefreiung nicht bereits in einem anderen Dienst- oder Auftragsverhältnis berücksichtigt worden ist oder berücksichtigt wird.

Praxis-Tipp

Wird eine Vergütung teils für eine begünstigte und teils für eine andere Tätigkeit gezahlt, liegt regelmäßig ein Arbeitsverhältnis vor. Jedoch darf der Verein für den Teil der Vergütung, die auf die steuerbegünstige Tätigkeit entfällt, die Steuerbefreiung berücksichtigen.

2 Minijobs

2.1 Geringfügige Beschäftigungen

Eine geringfügige Beschäftigung (umgangssprachlich als Minijob bezeichnet) liegt vor, wenn das Arbeitsentgelt aus einer Beschäftigung im Monatsdurchschnitt 450 Euro regelmäßig nicht übersteigt. Der Monatsdurchschnitt wird im Rahmen einer Schätzung für den Zeitraum der Beschäftigung prognostiziert.

Die Arbeitsentgelte aus mehreren gleichzeitig bestehenden Minijobs sind zusammenzurechnen, wenn der Beschäftigte keine sozialversicherungspflichtige Hauptbeschäftigung ausübt. Sofern die Arbeitsentgelte insgesamt die Grenze...