Fahrplan zum GmbH-Jahresabschluss

Kurzbeschreibung

Geschäftsführer einer GmbH sind verantwortlich dafür, dass der Jahresabschluss korrekt erstellt, festgestellt und offengelegt wird. Dabei gibt es einige gesetzliche Vorgaben und Fristen zu beachten. Diese Checkliste zeigt die wichtigsten Aufgaben und Termine für den Geschäftsführer.

Vorbemerkung

In der Praxis werden wohl die wenigsten GmbH-Jahresabschlüsse vom Geschäftsführer selbst erstellt. Vielmehr erteilt er dem Steuerberater den Auftrag, den Jahresabschluss zu erstellen bzw. die einzelnen Bestandteile des Jahresabschlusses vorzulegen. Das sind je nach Größe der GmbH: Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz, Anhang, Lagebericht und Prüfungstestat.

Als Geschäftsführer müssen Sie organisatorische Vorkehrungen dafür treffen, dass die Unterlagen vollständig sind, sachlich richtig erstellt, fristgerecht vorgelegt, korrekt verabschiedet und veröffentlicht werden. Mit unserer Checkliste erfüllen Sie diese Aufgabe systematisch, fehlerfrei und professionell.

Fahrplan zum GmbH-Jahresabschluss

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1. Ausgangsfrage: Wie "groß" ist Ihre GmbH (§ 267 HGB)

Größe	Kriterien	Umfang der Jahresabschlussunterlagen
kleinste Kapitalgesellschaft	Bilanzsumme bis 350.000 EUR Umsatzerlöse bis 700.000 EUR bis 10 Arbeitnehmer im Jahresdurchschnitt	Die Größenklasse der Kleinst-Gesellschaften wurde mit dem Kleinstkapitalgesellschaften-Bilanzrechtsänderungsgesetz (MicroBilG) neu eingeführt, um für kleinste Unternehmen Erleichterungen bei der Rechnungslegung zu schaffen. Diese gelten ab Jahresabschlüssen mit Bilanzstichtag nach dem 30.12.2012, also bei kalendergleichem Geschäftsjahr erstmal für den Jahresabschluss für 2012. Die Pflichten: Erstellung einer stark verkürzten Bilanz mit nur noch wenigen Bilanzposten innerhalb von 12 Monaten; kein Anhang notwendig, wenn bestimmte Angaben zu Vorschüssen und Krediten an Mitglieder der Geschäftsführungs- oder Aufsichtsorgane und zu Haftungsverhältnissen gemacht werden; keine Prüfungspflicht Bei Erfüllung der Veröffentlichungspflichten besteht die Wahl: Offenlegung wie bisher ODER bloße Hinterlegung beim Unternehmensregister.
kleine Kapitalgesellschaft	Bilanzsumme bis 6.000.000 EUR Umsatzerlöse bis 12.000.000 EUR bis 50 Mitarbeiter im Jahresdurchschnitt	Offenlegung der Bilanz und des Anhangs innerhalb von 12 Monaten. Der Anhang muss keine Angaben zur Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) enthalten. keine Prüfungspflicht
mittelgroße Kapitalgesellschaft	Bilanzsumme bis 6.000.000 EUR Umsatzerlöse bis 12.000.000 EUR bis 40.000.000 EUR 51–250 Mitarbeiter im Jahresdurchschnitt	Offenlegung des Jahresabschlusses, des Anhangs (jeweils in verkürzter Form), des Lageberichts, des Berichts des Aufsichtsrats, die nach § 161 des Aktiengesetzes (AktG) vorgeschriebene Erklärung und ggf. des Gewinnverwendungsvorschlags und -beschlusses innerhalb von 12 Monaten. Prüfungspflicht für Jahresabschluss und Lagebericht durch vereidigten Buchprüfer oder Wirtschaftsprüfer.
große Kapitalgesellschaft	Bilanzsumme über 20.000.000 EUR Umsatzerlöse über 40.000.000 EUR mehr als 250 Mitarbeiter im Jahresdurchschnitt	Offenlegung des Jahresabschlusses, des Anhangs, des Lageberichts, des Berichts des Aufsichtsrats, die nach § 161 des Aktiengesetzes (AktG) vorgeschriebene Erklärung und ggf. des Gewinnverwendungvorschlags und -beschlusses innerhalb von 12 Monaten. Prüfungspflicht für Jahresabschluss und Lagebericht durch Wirtschaftsprüfer.

Die Zuordnung, ob eine GmbH kleinst, klein, mittelgroß oder groß ist, richtet sich danach, dass jeweils 2 der 3 genannten Kriterien an 2 Abschlussstichtagen hintereinander über- oder unterschritten werden. Bei der Zahl der Mitarbeiter wird auf den Jahresdurchschnitt abgestellt; als durchschnittliche Zahl gilt der vierte Teil der Summe aus den Zahlen der jeweils am 31.3., 30.6., 30.9. und 31.12. beschäftigten Arbeitnehmern (einschließlich der im Ausland beschäftigten Arbeitnehmer, ohne Auszubildende).

2. Checkliste: Aufgaben und Termine für den Jahresabschluss der GmbH

Aufgabe	Das ist zu tun	Terminvorgabe/Frist	Bemerkung / ok?
Vorbereitung	Vorbereitung und Übergabe der Unterlagen an den Steuerberater: Buchführungs- und Steuerunterlagen an den Steuerberater (Lohnbuchhaltung, Kontierung, Belege, Kassenbücher, Kontoauszüge, Fahrtenbücher usw., soweit noch nicht für Quartalsberichte eingereicht), Unterlagen über noch nicht abgeschlossene Vorgänge aus dem Geschäftsjahr (Bestellungen, Kaufverträge mit Liefertermin) Unterlagen für das 1. Quartal des neu angefangenen Geschäftsjahres soweit vorhanden. Terminvereinbarung mit dem Steuerberater: Vorbesprechung des Jahresabschlusses. Empfehlung: spätestens Februar Sprechen Sie den weiteren Terminplan ab und reservieren Sie schon einen Termin für die Besprechung des aufgestellten Jahresabschlusses (ca. Mai/Juni).	Februar
Auftragserteilung an den Steuerberater	Umfang des Auftrags: Erstellung der GuV, der Bilanz mit Erläuterungen zur Bilanz (mittlere und große GmbH: zusätzlich Lagebericht und Prüfungsbericht) Vorgabe der Frist: 30.6. für kleine GmbH, 31.3 für mittlere und große GmbH Ggf. Benennung eine...