Die Regelungen zu Kantinenmahlzeiten[1] und Essenmarken[2] gelten in gleicher Weise, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer an deren Stelle einen arbeitsrechtlichen Anspruch auf arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten einräumt. Auch in diesem Fall ist als Arbeitslohn nicht der Zuschuss anzusetzen, sondern die Mahlzeit des Arbeitnehmers mit dem amtlichen Sachbezugswert (2024: 4,13 EUR für Mittagessen).[3]
Die Anwendung der amtlichen Sachbezugswerte für arbeitstägliche Essenzuschüsse des Arbeitgebers setzt Folgendes voraus:
- Es wird tatsächlich eine Mahlzeit durch den Arbeitnehmer erworben (Lebensmittel sind nur dann als Mahlzeit anzuerkennen, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt sind).
- Für jede Mahlzeit kann lediglich ein Zuschuss arbeitstäglich ohne Krankheitstage, Urlaubstage und berufliche Auswärtstage beansprucht werden.
- An jedem Arbeitstag darf nur ein Zuschuss für die jeweils bezuschusste Mahlzeit mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt werden. Erwirbt der Arbeitnehmer an einem Tag weitere Mahlzeiten für andere Arbeitstage auf Vorrat, sind die hierfür gewährten Arbeitgeberzuschüsse als Barlohn lohnsteuerpflichtig. Dasselbe gilt für den Einkauf von Bestandteilen einer Mahlzeit auf Vorrat. Ausgeschlossen ist damit die Anwendung des amtlichen Sachbezugswerts für Zuschüsse zum Erwerb mehrerer Mahlzeiten bzw. für den Kauf einzelner Bestandteile einer Mahlzeit beim wöchentlichen Lebensmitteleinkauf.
- Der Zuschuss darf den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit (2024: 4,13 EUR) um nicht mehr als 3,10 EUR übersteigen, also 2024 nicht mehr als 7,23 EUR betragen.
- Der Zuschuss darf den tatsächlichen Wert der Mahlzeit nicht übersteigen.
- Der Zuschuss kann nicht von Arbeitnehmern während der ersten 3 Monate einer beruflichen Auswärtstätigkeit am selben Einsatzort beansprucht werden.[4]
Der Ansatz der amtlichen Sachbezugswerte für arbeitstägliche Essenzuschüsse ist unabhängig davon, ob zwischen dem Arbeitgeber und der Gaststätte oder der entsprechenden Einrichtung, welche die bezuschussten Mahlzeiten ausgibt, vertragliche Beziehungen bestehen. Der Essenszuschuss darf auch bei Arbeitnehmern, die ihre Arbeit im Homeoffice verrichten, mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt werden, sofern die übrigen Voraussetzungen vorliegen.
Dasselbe gilt bei Teilzeitbeschäftigten, deren tägliche Arbeitszeit nicht mehr als 6 Stunden beträgt. Die Bewertung der arbeitstäglich gewährten Essenszuschüsse mit dem amtlichen Sachbezugswert ist bei diesem Personenkreis sogar dann zulässig, wenn die vereinbarte Arbeitszeitregelung keine Essenspause beinhaltet. Bei Teilzeitbeschäftigten, die keine 5-Tagewoche haben, ist die 15-Tage-Vereinfachungsregelung[5] entsprechend zu kürzen.
Essenmarken bei Teilzeitkräften
Ein Arbeitnehmer arbeitet an 3 Tagen in der Woche.
Ergebnis: Bei Anwendung der 15-Tage-Regelung kann der Arbeitgeber der Teilzeitkraft pro Monat 9 Essenmarken zur Verfügung stellen. In diesem Fall gilt die arbeitstägliche Inzahlungnahme von einer Essenmarke auch ohne Kontrolle der Abwesenheitstage des mit einer 3-Tage-Woche beschäftigten Arbeitnehmers als erfüllt, sofern er monatlich im Durchschnitt nicht mehr als 2 Dienstreisetage aufweist.
Nachweis bei elektronischen Essenmarken
Der Arbeitgeber muss die genannten Voraussetzungen für die Bewertung der Essenszuschüsse mit dem amtlichen Sachbezugswert nachweisen. Dabei kann er die vom Arbeitnehmer vorgelegten Einzelbelege für die Prüfung heranziehen oder sich entsprechender Verfahren zur Digitalisierung von Papier-Essenmarken bedienen. Zulässig ist es, wenn durch entsprechende Smartphone-Apps die Belege vollautomatisiert erfasst und geprüft werden und dem Arbeitgeber monatliche Abrechnungen zur Verfügung gestellt werden, aus denen sich – wie bei Einzelbelegnachweisen – die erforderlichen Erkenntnisse für das Vorliegen der steuerlichen Anforderungen ergeben. Der Arbeitgeber hat die Originalrechnungen bzw. Monatsabrechnungen als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen. Die 15-Essenmarken-Regelung pro Monat[6] gilt auch, wenn der Arbeitgeber für die arbeitstäglichen Essenszuschüsse seiner Arbeitnehmer den Durchführungsweg der elektronischen Essenmarken wählt. Eine Überprüfung der Abwesenheitstage und Anpassung im Folgemonat ist nicht erforderlich, wenn das Lohnbüro für maximal 15 Arbeitstage pro Monat und Arbeitnehmer einen (elektronischen) Essenszuschuss gewährt.[7]
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