Vorbereitung des Jahresabschlusses / 7 Aufbewahrungsfristen

Zu den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung gehört im Hinblick auf die Dokumentationsfunktion der Buchhaltung die geordnete Aufbewahrung der dazugehörigen Unterlagen. Das bezieht sich auf alle Unterlagen, die mit Geschäftsvorfällen zusammenhängen.

Belege für Buchungen sind vom Verein neuerdings nur noch 8 Jahre lang aufzubewahren, während es bei der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist für z. B. alle Grundbücher, Buchführungsauswertungen, Saldenlisten einschließlich der Nebenbücher sowie insbesondere der Jahresabschlüsse, das Inventar sowie alle zu deren Verständnis notwendigen Arbeits- und Organisationsanweisungen, z. B. die Programmdokumentation beim Einsatz der Datenverarbeitung, geblieben ist. Lohnunterlagen unterliegen einer Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren. Ungeachtet dessen ist die maximal mögliche steuerliche Verjährung bei 10 Jahren verblieben, sodass nur dringend empfohlen werden kann, jegliche Unterlagen erst dann zu vernichten, wenn diese auch wirklich seitens einer externen Behörde (z. B. Finanzamt) nicht mehr benötigt werden.

Für Unterlagen, die keine Handelsbriefe sind oder die mit der Buchführung des Vereins nicht im Zusammenhang stehen, besteht eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren, soweit diese Unterlagen für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Daten auf Datenträgern müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein sowie unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Beim Einsatz elektronischer Registrierkassen, beispielsweise in der Vereinsgastronomie, brauchen die Registrierkassenstreifen, Kassenzettel oder Bons dann nicht aufbewahrt zu werden, wenn die Gewähr der Vollständigkeit gegeben ist. Diese ist nur gegeben, wenn die zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen vorhanden sind und aufbewahrt werden. Dazu ge...