Satzungs-Update 2017 / 18 Datenschutz und Internet

Vereine sind an die Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und ab 25.05.2018 an die EU-Datenschutz-Grundverordnung gebunden und brauchen datenschutzrechtliche Regelungen. Selbst wenn die Daten der Mitglieder noch auf Karteikarten und in Excel-Listen geführt werden, muss der Vorstand die gesetzlichen Vorgaben beachten. Ein wichtiger Schritt – neben den Regelungen im Aufnahmeantrag – ist die Verankerung der Grundsätze zum Umgang mit den personenbezogenen Daten der Mitglieder in der Satzung des Vereins.

18.1 Ermächtigungsgrundlage für den Erlass einer Datenschutzrichtlinie

Das folgende Beispiel enthält eine Ermächtigungsgrundlage für den Erlass einer sogenannten Datenschutzrichtlinie. Daraus ergibt sich der Vorteil, dass die zahlreichen Details und Einzelheiten außerhalb der Satzung geregelt werden können und diese nicht unnötig mit Details überfrachtet wird.

Satzungsbeispiel:

§ … Datenschutzrichtlinie

(1)	Die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder und Mitarbeiter durch den Verein erfolgt nur, soweit dies zur Erfüllung des Satzungszwecks erforderlich ist oder im Einzelfall eine ausdrückliche Einwilligung des Betroffenen vorliegt.
(2)	Die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt im Rahmen der Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes und der EU-Datenschutzgrund-VO.
(3)	Zur weiteren Ausgestaltung sowie zu den Einzelheiten der Datenerhebung und -verwendung erlässt der Verein eine Datenschutzrichtlinie, die auf Vorschlag des Vorstands durch die Mitgliederversammlung beschlossen wird.

18.2 Bestellung eines Datenschutzbeauftragten

Vereine müssen auch prüfen, ob ein Datenschutzbeauftragter für den Verein zu bestellen ist. Dies trifft nach § 38 Abs. 1 BDSG -neu zu, wenn im Verein regelmäßig mindestens zehn Personen mit den personenbezogenen Daten der Mitglieder beschäftigt sind und diese ver- und bearbeiten. Dazu muss im Verein geklärt sein, wer...