Klausurtagung als Instrument der Vereinsarbeit / 5 Ort/Unterkunft für die Klausurtagung

Ein Schlüssel für eine erfolgreiche Klausurtagung sind die Rahmenbedingungen für die Arbeit vor Ort. Hierbei sollte man möglichst nichts dem Zufall überlassen. Mit dem Ort der Klausurtagung verbindet sich natürlich direkt die Frage von Kosten.

Die einfachste Form wäre die Durchführung am Ort des Vereins, wenn vorhanden sogar in eigenen Gebäuden. Dies kann allerdings die Qualität der Tagung schmälern, weil die gemeinsamen Phasen abseits der direkten Arbeiten wegfallen. Erfahrungen zeigen, dass der Hang auftreten kann, z. B. in den Pausen mal eben im Büro des Vereins etwas nachzuschauen oder schnell zwischendurch zu Hause etwas zu erledigen.

Wird ein Ort außerhalb gesucht, gilt es, die Möglichkeiten zu identifizieren. Neben den klassischen Tagungshotels sind für einen Verein Schulungs- oder Tagungshäuser von anderen Non-Profit-Organisationen gute Anlaufstellen. Kirchengemeinden, Wohlfahrtsverbände, Sportorganisationen verfügen teils über solche Einrichtungen. Diese sind jedoch wegen der eigenen Mitglieder auch häufig an Wochenenden belegt. Eine weitere Option bieten Jugendherbergen. Vielleicht gibt es auch eine Partnerorganisation des Vereins oder auch Unternehmen, die über Sonderkonditionen Zugang zu einzelnen Hotels ermöglichen.

Praxis-Tipp

Nach Tagungs- und Schulungsstätten von anderen Non-Profit-Organisationen (Verbänden, Kirchen, Kommunen) suchen.

Bei der Nutzung einer Tagungsstätte muss vorab ganz klar festgelegt werden, welche Leistungen in Anspruch genommen werden sollen. Die Gestellung von Moderationsmaterial, einem Flipchart oder Technik ist häufig ohne Probleme möglich, wird jedoch meist einzeln in Rechnung gestellt. Hier kann es im Vorfeld sinnvoll sein, entsprechend des Materialbedarfs aus dem Konzept für die Tagung im Mitgliederkreis herumzufragen, ob jemand e...