Zwischen Skylla und Charybdis? Anforderungen an das unte ... / 2. Zivilrechtliche Aufbewahrungspflicht

Zivilrechtlich ist ein Unternehmen regelmäßig dann zur Aufbewahrung von Dokumenten verpflichtet, wenn es vernünftigerweise ("reasonable anticipation") mit einem zivilrechtlichen Prozess rechnen muss.^[16] Dann sind möglicherweise relevante Unterlagen aufzubewahren und auf Verlangen im Rahmen des vorgelagerten Beweisverfahrens (sog. Discovery) herauszugeben. Fehlen solche Unterlagen oder werden sie nicht herausgegeben, drohen Sanktionen bis hin zum Prozessverlust.^[17] Verweigert eine Partei im Rahmen der Discovery die Herausgabe von Informationen gänzlich oder will sie Dokumente schwärzen unter Berufung auf datenschutzrechtliche Beschränkungen, so muss die Partei die rechtlichen Beschränkungen darlegen und beweisen.^[18] Allein der Umstand, dass die Herausgabe der Information gegen die DSGVO verstoßen würde, nimmt einem US Gericht nicht das Recht, die Herausgabe der Information anzuordnen.^[19] Es liegt im Ermessen des Gerichts, wie es – ggf. unter Anwendung der Grundsätze der Völkercourtoisie (sog. "Comity") – die Situation auflöst.^[20] Eine bspw. durch Schwärzung aller Namen und personenbezogenen Daten anonymisierte Herausgabe wird regelmäßig nicht als tauglich angesehen^[21] – das mag auch daran liegen, dass in den meisten Staaten der USA nur Informationen des sensiblen Privatbereichs (wie bspw. Gesundheit^[22] und sexuelle Orientierung) als geschützte Daten angesehen werden.^[23]

Auch hier bleibt festzuhalten: Je klarer ein Unternehmen die Datengovernance regelt und dokumentiert, einschließlich von Dokumentenaufbewahrungsrichtlinien, die eine turnusmäßige Löschung von Daten und Beweissicherungsmaßnahmen (sog. Litigation Hold) vorsehen, desto besser kann es die zivilprozessualen Pflichten erfüllen sowie bestehende datenschutzrechtliche Konflikte nachvollziehbar aufzeigen und...