Wie werden die Daten erhoben? / 2 Erhebungszyklus

Es sollte eine regelmäßige und wiederkehrende Erhebung erfolgen. Für die Berichterstattung ist eine jährliche Erhebung sinnvoll. Zu berücksichtigen ist:

• Berichte auf Unternehmensebene erfolgen oft stichtagsgenau zum Ende des Geschäftsjahres, z. B. 31.12. des Jahres.
• Ein Monitoring auf Objektebene erfolgt oft erst nach Fertigstellung der Heizkostenabrechnungen, also zeitverzögert zum Geschäftsjahr.
• Die Betriebskostenabrechnung hat regelmäßige und bestehende Abläufe, die meist zwei bis drei Quartale in Anspruch nimmt. Wird auf Basis der Daten der Betriebskostenabrechnung erhoben, stehen z. B. Daten des Abrechnungsjahres 2019 ggf. erst Mitte oder Ende 2020 komplett zur Verfügung.^[1]
• Wenn im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung der Energieversorgungsunternehmen nicht nur die Rechnungshöhe, sondern bereits auch die Energiemenge eingepflegt ist, können diese Daten zeitig verwendet werden. Alternativ wäre auf Schätzwerte zurückzugreifen.

• Wo immer möglich, sollte auf eine Parallelstruktur verzichtet werden. Wenn aber sowohl Berichterstattung/Reporting (im Zusammenhang mit dem Geschäftsbericht) als auch Monitoring (auf Basis der abgerechneten Verbräuche) erfolgen sollen, wird empfohlen, diese beiden Qualitätsebenen zu unterscheiden. Beispiel: Der Bericht in 2021 kann dann

  • für 2019 abgerechnete bzw. bestmöglich geschätzte Daten enthalten und ggf. zusätzlich
  • für 2020 erwartete bzw. mit höherer Unsicherheit geschätzte Daten, z. B. für frisch errichtete oder modernisierte Gebäude, für die noch keine Abrechnungen vorliegen.