Vorbereitung des Jahresabschlusses

Zusammenfassung

Voraussetzung für die Erstellung des Jahresabschlusses ist die Buchführung, die alle Bank- und Kassenkonten bis zum Abschlussstichtag – in der Regel ist das der 31.12. des Jahres – enthält. Entscheidend ist das Buchungsdatum der Bank bzw. das Belegdatum der Kassenbelege. Bei einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung sind damit alle Buchungen erfasst. Bei der Bilanzierung müssen zusätzlich Forderungen und Verbindlichkeiten sowie aktive und passive Rechnungsabgrenzungsposten eingebucht werden.

Vereinsintern sollte ein interner Buchungsschluss festgesetzt werden. Alle Abteilungen und Funktionsträger müssen bis zu diesem Stichtag abgerechnet und die Belege vorgelegt haben. Sofern weitere Verbindlichkeiten bekannt sind, deren genaue Höhe aber nicht belegt ist, müssen diese bei Bilanzierung als Rückstellungen (ungewisse Verbindlichkeiten) der Höhe nach geschätzt und entsprechend eingebucht werden. Bevor der Jahresabschluss mit seinen unterschiedlichen Gliederungen und all seinen Feinheiten und Besonderheiten in der Einzeldarstellung der Zahlen aufgestellt wird, sind viele Vorbereitungshandlungen erforderlich. Im ersten Schritt muss – auch wenn ein und dieselbe Person die Finanzbuchhaltung und die Erstellung des Jahresabschlusses vornimmt – eine Kontendurchsicht erfolgen. Dabei ist darauf zu achten, ob

• die richtigen Sachkonten angesprochen wurden,
• auf allen Konten ein ausreichend verständlicher Text angegeben wurde und
• die Umsatzsteuerschlüssel zutreffend gesetzt wurden.