Vereinsmitarbeit im Wandel – Projektorientierung / 3.1 Regeln für die Multiprojektarbeit

Sollen mehrere Gruppen parallel verschiedene Aufgaben übernehmen (siehe Abbildung auf Seite 3), muss deren Arbeit sorgfältig koordiniert werden. Schließlich ist das Ziel der Projektarbeit, trotz der Freiheiten in den einzelnen Gruppen, den Verein insgesamt voranzubringen. Grundlegend ist dabei auf Folgendes zu achten:

• Für die Einzelprojekte muss der jeweilige Rahmen vorgegeben werden, wie zuvor beschrieben: Zielsetzung, Zeitplan, Budgetierung. Dabei gilt es, die gesamte Projektlandschaft des Vereins im Blick zu behalten. Wenn sich zum Beispiel ein Mitglied an mehreren Projekten beteiligen möchte, ist vorab abzuklären, ob es diese Arbeit wirklich leisten kann.
• Die Einrichtung einer Steuerungsgruppe bietet sich an, um die Koordination der Projekte zu unterstützen. So können Überschneidungen und gegenseitige Hilfen frühzeitig erkannt und sinnvoll organisiert werden. Zudem ist auf diesem Weg die Rückkopplung mit dem Vorstand gesichert. Hindernisse und absehbare Verzögerungen können so direkt besprochen werden.
• Am Beispiel der Abbildung bedeutet das: Wenn sich eine Gruppe mit der Homepage beschäftigt, ist es sinnvoll, wenn sie frühzeitig mit der Projektgruppe Vereinschronik Kontakt aufnimmt, um abzustimmen, ob und wie die Chronik auch auf der Webseite berücksichtigt werden sollte.
• Regeln zur Kommunikation zwischen Projektgruppen und Vereinsführung sind ebenfalls unentbehrlich. Beispielsweise sollte je Projekt eine Zeitleiste mit Terminen, zu denen ein kurzer Projektbericht in der Vorstandssitzung zu geben ist, erstellt werden. Diese Berichte können ggf. auch in Form einer E-Mail erfolgen, in der kurz der zeitliche und inhaltliche Projektfortschritt dokumentiert wird.
• An einer Steuerungsgruppe wird auch ein Mitglied des Vorstands beteiligt sein. Dies vereinfacht den Austausch übe...