Reisekosten, Inland [Stand 2023] / 3.3 Arbeitnehmereigenes Fahrzeug

3.3.1 Wahl zwischen Einzelnachweis und Kilometerpauschale

Bei Benutzung eines eigenen Kfz hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, die pro Kilometer angefallenen Kosten entweder einzeln nachzuweisen oder die hierfür festgelegten, vom jeweils benutzen Fahrzeug abhängigen Kilometersätze in Anspruch zu nehmen. Beim Pkw beträgt der Kilometersatz 0,30 EUR pro gefahrenem Kilometer.

3.3.2 Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen

Der in der Praxis häufigste Fall ist, dass der Unternehmer bzw. Arbeitnehmer seine Reisen mit dem eigenen Pkw durchführt. Werden die hierbei anfallenden Aufwendungen nachgewiesen, sind die anteiligen Pkw-Kosten in tatsächlicher Höhe Betriebsausgaben bzw. durch den Arbeitgeber steuerfrei ersetzbar.

Zu den Gesamtkosten eines Fahrzeugs gehören die Betriebsstoffkosten, Wartungs- und Reparaturkosten, Garagenkosten am Wohnort, Kraftfahrzeugsteuer, Beiträge zu Halterhaftpflicht- und Fahrzeugversicherungen, Absetzungen für Abnutzung, Zinsen für ein Anschaffungsdarlehen, bei einem geleasten Fahrzeug die Leasingsonderzahlung sowie Aufwendungen infolge von Verkehrsunfällen.

Nicht dazu gehören z. B. Park- und Straßenbenutzungsgebühren sowie Aufwendungen für Insassen- und Unfallversicherungen; diese Aufwendungen sind als Reisenebenkosten abziehbar. Verwarnungs-, Ordnungs- und Bußgelder sind ebenso wenig berücksichtigungsfähig.

Für die Abschreibung ist bei Personenkraftwagen und Kombifahrzeugen grundsätzlich von einer Nutzungsdauer von 6 Jahren auszugehen; bei hoher Fahrleistung ggf. auch eine kürzere Nutzungsdauer. Für gebraucht erworbene Kraftfahrzeuge ist die entsprechende Restnutzungsdauer zu schätzen.