Projektmanagement in der Vereinsarbeit / 4 Durchführung

Susanne Kowalski

Die Vorbereitungsarbeiten sind abgeschlossen. Die Arbeit am Projekt selbst kann damit starten. Jetzt heißt es, in vielen kleinen Schritten zum Ziel zu kommen. Der Projektstatus muss zu unterschiedlichen Zeiten diskutiert und dokumentiert werden. Im Verlauf des Projekts gilt es immer wieder nachzuprüfen, ob man sowohl in Sachen Zeit und Kosten als auch im Hinblick auf die Leistung im Plan liegt. Dazu sollten Sie Arbeitshilfen in Form von Checklisten, Protokollen und Rechenhilfen einsetzen.

Hinweis

Projektcontrolling ist ein Planungs-, Steuerungs- und Kontrollsystem im Projektmanagement. Hierbei werden u. a. Planansätze den tatsächlich erreichten Ist-Werten gegenübergestellt. Der Soll-/Ist-Vergleich ist das wohl wichtigste Kontrollinstrument im Rechnungswesen und auch Controlling von Unternehmen und eignet sich auch für die Vereinsarbeit. Mit seiner Hilfe können Korrekturmaßnahmen eingeleitet und durchgeführt, Engpässe rechtzeitig erkannt und beseitigt werden. Im Rahmen einer Ursachenforschung werden die Abweichungen analysiert und gegebenenfalls daraus resultierende notwendige Maßnahmen eingeleitet, um weitere Differenzen zwischen Soll und Ist zu verhindern.

Abweichungen können folgende Ursachen haben:

falsche Planung durch falsche Einschätzung des Umfeldes oder mangelnde interne Abstimmung,
falsche Umsetzung der Pläne, dadurch, dass Ziele nicht verfolgt und angestrebte Maßnahmen nicht mit dem nötigen Nachdruck durchgeführt werden.

Nicht nur die Kosten, auch die Termine muss man ständig im Blick haben. Terminüberschreitungen können das Projekt möglicherweise gefährden oder höhere Kosten nach sich ziehen. Wichtig für das Gesamtprojekt ist, negative Abweichungen so früh wie möglich zu erkennen: Verzögern sich zum Beispiel einzelne Termine, kann das Einfluss auf sämtliche Res...

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