Personalakten [Stand 2023]

Zusammenfassung

Begriff

Unter Personalakte ist jede Sammlung von Urkunden und Vorgängen durch den Arbeitgeber zu verstehen, die Angaben zu den persönlichen und dienstlichen Verhältnissen des Arbeitnehmers enthalten und in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Eine Personalakte liegt unabhängig davon vor, an welcher Stelle die Sammlung geführt wird und welche Form (normale Akte, Kartei, Speicherung von Daten mithilfe der elektronischen Datenverarbeitung) sie hat.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Arbeitsrecht: Konkrete gesetzliche Regelungen zur Führung von Personalakten bestehen nicht. Gelegentlich sind Vorgaben in Tarifverträgen enthalten – von Bedeutung ist das Personalakten-Einsichtsrecht gemäß § 3 Abs. 5 TVöD-AT. § 83 Abs. 1 BetrVG bzw. § 25 SprAuG regeln ein Einsichtsrecht des Arbeitnehmers. Datenschutzrechtliche Vorgaben ergeben sich aus der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO, insbesondere Art. 88) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), insbesondere aus § 26 BDSG.

Arbeitsrecht

1 Begriff der Personalakte

Eine Legaldefinition des Begriffs der Personalakte besteht nicht. Gesetzliche, aber auch tarifvertragliche Normen setzen den Begriff regelmäßig voraus (vgl. § 83 BetrVG, § 3 Abs. 5 TVöD-AT). Das BAG unterscheidet zwischen dem formellen und dem materiellen Personalaktenbegriff.^{^[1]} Personalakten im formellen Sinn sind danach die Schriftstücke, die der Arbeitgeber als "Personalakte" führt und die diesen als Bei-, Neben- oder Sonderakten zugeordneten Unterlagen. Kennzeichnend dafür ist, dass derartige Aktenbestände äußerlich erkennbar in Ordnern, Heftern oder Blattsammlungen geführt, entsprechend gekennzeichnet und nach der Art ihrer Registrierung oder Aufbewahrung als zueinander gehörend bestimmbar sind.^{^[2]} Weiter gefasst ist der Begriff der materiellen Personalakte. Dabei handelt e...

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