Identitätsfeststellung durch Notare und Immobilienmakler ... / 6 Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht

Nach § 8 GwG besteht eine detaillierte Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht. Die jeweilige konkrete Risikoanalyse und die Entscheidungsgründe zur Risikobewertung sind zum jeweiligen Geschäftsvorfall aufzubewahren.

Die Anfertigung und Aufbewahrung einer Kopie des Ausweises ohne Zustimmung des Betroffenen oder des Registerauszugs ist zulässig, ebenso die Speicherung auf Datenträger unter der Voraussetzung jederzeitiger Verfügbarkeit.

Im Falle der Einsichtnahme in elektronisch geführte Register- oder Verzeichnisdateien gilt die Anfertigung eines Ausdrucks als Aufzeichnung der darin enthaltenen Angaben.^[1]

Zweckmäßig sollten die Daten nicht in der Nebenakte, sondern getrennt in einem Sammelordner – alphabetisch oder nach Aktenzeichen geordnet – aufbewahrt werden, um im Falle eines Auskunftsersuchens der Staatsanwaltschaft eine Vermischung mit den der Verschwiegenheitspflicht unterliegenden Daten zu vermeiden und einfacher bei neuen Geschäftsvorfällen mit "Altmandanten" auf die Daten zurückgreifen zu können.

Die Aufbewahrungspflicht beträgt mindestens 5 Jahre. Anschließend seien die Unterlagen unverzüglich zu vernichten^[2], sofern nicht andere Vorschriften entgegenstehen. Demgemäß dürfen die Aufzeichnungen des Notars gem. § 22 NotAktVV^[3] 7 Jahre aufbewahrt werden. Zu empfehlen ist, generell eine längere Aufbewahrungszeit zu verfügen. Aufzeichnungen können auch digital auf einen Datenträger gespeichert werden. Empfehlenswert ist, eine längere Aufbewahrungsdauer in einer "GwG-Maske" zu verfügen.