Flüchtling / 3 Anmeldung und Abruf der ELStAM-Daten für den Lohnsteuerabzug

Wie jeden neuen Arbeitnehmer muss der Arbeitgeber den von ihm eingestellten Flüchtling oder Asylbewerber bei Beginn der Beschäftigung an der ELStAM-Datenbank anmelden.^[1] Damit die ELStAM für einen Arbeitnehmer abgerufen werden können, muss er vom Lohnbüro mit folgenden Daten angemeldet werden^[2]:

• IdNr und Geburtsdatum,
• Beginn der Beschäftigung,
• erstes oder weiteres Dienstverhältnis (Merker "Hauptarbeitgeber"),
• Lohnsteuer-Freibetrag beim Nebenarbeitgeber^[3]
• Zeitpunkt des Datenabrufs (Referenzdatum).

Datenübernahme mittels Lohnbuchhaltungssoftware

Der Arbeitgeber erhält aufgrund der Anmeldung den ELStAM-Datensatz des Asylbewerbers bzw. Flüchtlings elektronisch übermittelt, der sich aus der maßgebenden Steuerklasse, der Zahl der Kinderfreibeträge in den Steuerklassen I bis IV und ggf. dem Kirchensteuermerkmal des Arbeitnehmers und ggf. dessen Ehegatten zusammensetzt.^[4] Der dem Arbeitgeber zur Verfügung gestellte ELStAM-Datensatz wird anschließend mittels der Lohnbuchhaltungssoftware in das jeweilige Lohnkonto des Arbeitnehmers eingepflegt.

Steuerklasse und Steuerklassenwechsel

Regelmäßig werden Asylbewerber bzw. Flüchtlinge die Steuerklasse I erhalten. Möglich ist aber auch die familiengerechte Steuerklasse, sofern auch der Ehegatte mit eingereist ist und die erforderliche IdNr-Verknüpfung zutreffend bescheinigt wurde. Verheiratete Flüchtlinge bzw. Asylbewerber werden in diesem Fall zunächst in die Steuerklasse IV eingereiht. Erst auf Antrag beim örtlichen Finanzamt erfolgt unter den gegebenen Voraussetzungen die Einreihung in die Steuerklasse III.^[5] Insoweit sind die Regelungen des Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahrens mit der formellen Antragstellung auf amtlichen Vordruck zu beachten. Dasselbe gilt für die Geltendmachung etwaiger Lohnsteuerfreibeträge für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte oder für die Aufwendungen einer doppelten Haushaltsführung, wenn die Familie im Ausland verblieben ist.^[6]

Gültigkeit der abgerufenen ELStAM

Nach erfolgreichem Abruf hat der Arbeitgeber die ELStAM in das Lohnkonto zu übernehmen, um sie gemäß der zeitlichen Gültigkeitsangabe für die nächstfolgende Lohnabrechnung anzuwenden. Er hat die für den angemeldeten Arbeitnehmer mitgeteilte ELStAM für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs so lange anzuwenden, bis das BZSt geänderte elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale zur Verfügung stellt oder der Arbeitgeber dem BZSt die Beendigung des Dienstverhältnisses mitteilt.^[7] Wie bei der Papierbescheinigung gilt auch bei der virtuellen elektronischen Lohnsteuerkarte der Grundsatz der Maßgeblichkeit der elektronisch bescheinigten Besteuerungsmerkmale.