Doppelte Arbeiten vermeiden: Teamwork mit Office

Susanne Kowalski

Zusammenfassung

Kontaktdaten, Kontonummern oder Anschrift sind nur wenige Beispiele für Daten, auf die in der Vereinsarbeit immer wieder zugegriffen wird. Werden diese mehrfach erfasst, beansprucht das nicht nur die Ressourcen der Verantwortlichen, sondern erhöht ganz nebenbei die Fehleranfälligkeit. Mithilfe geeigneter Werkzeuge aus den Office-Anwendungsprogrammen lassen sich doppelte und damit überflüssige Arbeiten reduzieren.

Die 4 häufigsten Fallen

Mangelnde Kommunikation

Häufig wird nicht kommuniziert, welche Daten und Informationen bereits aufgezeichnet wurden.

Mehrfaches Erfassen von Daten

Insbesondere Stammdaten werden immer wieder genutzt. Werden diese einmal in einer Datei hinterlegt, lassen sich Fehlerquellen und mehrfaches Erfassen reduzieren.

Techniken zur Datenübergabe

Oft wurden Informationen bereits zusammengetragen. Anstatt diese in andere Dateien einzufügen werden sie neu erstellt, weil die entsprechenden technischen Möglichkeiten und Funktionen nicht bekannt sind.

Unterschied Einfügen und Verknüpfen

Die Konsequenzen und Möglichkeiten der Funktionen Einfügen und Verknüpfen sind nicht bekannt.

1 Office: Daten applikationsübergreifend nutzen

In vielen Vereinen werden aufgrund schlechter Abstimmung Daten doppelt erfasst. Werden beispielsweise Stammdaten des Vereins, wie Kontaktdaten, IBAN und Co. einmal übersichtlich in einer Excel-Datei zusammengestellt, kann jeder davon profitieren, sogar in anderen Anwendungsprogrammen.

1.1 Auf Excel-Stammdaten in Excel und Word zugreifen

Besonders einfach ist es, Daten von einer Excel-Datei in eine andere zu übernehmen. Das funktioniert mithilfe einfacher Formeln.

Praxis-Beispiel

Die Vereinsstammdaten befinden sich in einer Arbeitsmappe mit dem Namen Stammdaten.xlsx. Diese Datei erhalten alle Anwender, die Rechnungen schreiben, Briefe verschicken, Förderanträge stellen etc.

Hinweis

Die Datei, in die die Daten übernommen werden, wird nachfolgend...

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