Die Notfallakte: Was Ihr Stellvertreter im Notfall wisse ... / 2.3 Die Mitarbeiter/innen der GmbH

Die Mitarbeitenden einer GmbH können der neu bestellten Geschäftsführung wichtige Unterstützung bieten. Im Notfall können sie mit ihren Kenntnissen dazu beitragen, den Betrieb vorläufig aufrechtzuerhalten. Die folgende Übersicht gibt Fremden, die sich schnell in die Struktur des Betriebs einarbeiten müssen, einen Überblick über die Mitarbeitendenstruktur sowie über ihre Kenntnisse, Aufgabengebiete und Kompetenzen. Wer ist als Angestellter tätig und wer als freie Mitarbeiterin? Wo sind die jeweiligen Verträge und wann werden Lohn- und Honorarzahlungen fällig? Über diese und ähnliche Angelegenheiten muss sich die bevollmächtigte Person und die neue Geschäftsleitung zügig einen Überblick verschaffen können. Dies gilt erst recht, wenn es keine schriftlichen Verträge gibt.

Wird die Buchführung/Lohnbuchhaltung extern durchgeführt, können die damit Beauftragten zu Einzelheiten befragt werden. Allerdings ist es sinnvoll, auch in diesem Fall Einzelheiten zu jeder Mitarbeiterin und zu jedem Mitarbeiter zu dokumentieren. Denn die Buchführung erfasst Sachverhalte, die in der Vergangenheit liegen. Zudem werden in der Buchhaltung/Lohnbuchhaltung in der Regel die finanziellen Aspekte erfasst, nicht aber, wer über welche Kenntnisse/Fähigkeiten verfügt.

Ebenfalls notwendig ist es, Informationen über solche Regelungen mit Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen niederzulegen, die nicht im Arbeitsvertrag erfasst sind. Etwa wenn Sie einem Mitarbeiter ein Darlehen zur Verfügung gestellt haben, einer Mitarbeiterin und ihrer Familie besondere Vergünstigungen oder Rabatte gewährt werden oder einem Mitarbeiter ein Dienstwagen gestellt wird.