Die Notfallakte: Was Ihr Stellvertreter im Notfall wisse ... / 2 Organisationshilfen

Mit den folgenden Formularen können Sie die Person, die Sie vertreten wird, sinnvoll unterstützen.

• To-do-Liste: Erstellen Sie zunächst eine To-do-Liste, die vorgibt, was als Erstes zu tun ist.
• Fristen und Termine: Danach folgt eine Übersicht über die wichtigsten Fristen und Termine. Diese ergeben sich einerseits aus Gesetzen, zum Beispiel wenn es darum geht, wann die Umsatzsteuer-Voranmeldungen abzugeben sind, andererseits aus vertraglichen Regelungen, beispielsweise zu einem vereinbarten Liefertermin. Halten Sie aktuelle Fristen und Termine in einem eigens dafür vorhandenen Kalender fest, der im Vorsorgefall der bevollmächtigten Person bzw. der/m von dieser Person bestellten Geschäftsführer/in zugänglich gemacht werden muss. Darüber hinaus empfiehlt es sich, Termine und Fristen, die nicht im aktuellen Kalender auftauchen, in Form einer Liste zu dokumentieren. Dabei ist zwischen den Fristen und Terminen, die die GmbH einzuhalten hat, und solchen, die von Dritten gegenüber der GmbH zu wahren sind, zu unterscheiden.
• Vereine und Verbände: Auch über die Zugehörigkeit zu Vereinen und Verbänden und der von Ihnen eventuell ausgeübten Funktionen sollten Sie Ihre Vertretung in der Notfallakte informieren.
• Kontaktpersonen und Ansprechpartner: Erstellen Sie eine Übersicht über die wichtigsten im Notfall anzusprechenden Kontaktpersonen und Ansprechpartner/innen. Dadurch bekommt die bevollmächtigte Person bzw. die/der von dieser Person bestellte Geschäftsführer/in einen Überblick über die Personen, die im Bedarfsfall angesprochen werden können. Ebenso wird darin festgehalten, wer von diesen welche Fragen beantworten kann. Halten Sie in diesem Dokument auch Ihre besonderen Anmerkungen zu den Kontaktpersonen fest, etwa wenn gegenüber einer Person bestimmte Informationen nicht preisgegeb...