Budgetierung als Instrument der Vereinsführung / 2.7 Budget kontrollieren

Wie in der Abbildung markiert, kann z. B. eine vierteljährliche Budgetkontrolle erfolgen. Sie dient zum Schutz der Vereinsfinanzen und als Hilfestellung für die Budgetverantwortlichen. Die Daten müssen aktuell vorgelegt werden, so dass sie wirklich zu einer Steuerung führen können. Grundlage ist die aktuelle Buchführung des Vereins, schließlich müssen die Daten zuverlässig geliefert werden. Neben den Finanzdaten kann z. B. eine Grafik über den Verlauf der Budgetausschöpfung (siehe Abbildung 2) die Aussage unterstützen. Mit beispielsweise einem Tabellenkalkulationsprogramm sind solche Grafiken leicht zu erstellen.

Abb. 2: Soll-Ist-Vergleich zur Budgetausschöpfung (eigene Grafik)

Bei kleineren Abweichungen muss der Budgetverantwortliche die weitere Entwicklung im Blick behalten und die eventuell erforderlichen Korrekturen durchführen. Liegen die Abweichungen z. B. mehr als 20 % abseits des Soll-Wertes, sollte sich der Vorstand einschalten und ein Gespräch führen, bzw. eine engere Kontrolle der weiteren Budgetentwicklung vornehmen. Schließlich muss in den meisten Vereinen letztlich der Vorstand für das finanzielle Gebaren seiner Abteilungen geradestehen.

Damit diese Steuerungsfunktion auch wirksam wird, muss gesichert sein, dass die Budgetdaten

• z. B. vierteljährlich oder sogar monatlich bei den Budgetverantwortlichen vorliegen,
• schnell nach dem Kontrollstichtag zur Verfügung stehen (z. B. drei Werktage nach dem Quartals- bzw. Monatsende),
• alle Buchungen umfassen, die bis zum Monatsende im Verein vorlagen.

Gelingt es nicht, diese Informationsaufgabe zu erfüllen, können die Budgetverantwortlichen ihrer Steuerungsaufgabe nur bedingt nachkommen und haben immer eine Ausrede zur Hand, warum die Budgeteinhaltung n...