Budgetierung als Instrument der Vereinsführung / 2 Prozess der Budgetierung

Die folgende Übersicht richtet sich speziell an den Bedarf von Vereinen, in Unternehmen finden sich diese Abläufe zum Teil wesentlich detaillierter.

2.1 Stufen des Budgetierungsprozesses

Der Ablauf eines Budgetierungsverfahrens beginnt wie bei der Haushaltsplanung im Jahr vor der Gültigkeit der Budgets. Die einzelnen Abschnitte sind beispielhaft für einen Verein mit drei Abteilungen dargestellt. Hinzu kommen zwei Projekte, wie etwa die Renovierung des Vereinsheims und eine Vereinsreise (siehe Abbildung 1).

Abb. 1: Prozess der Budgetierung (eigene Grafik)

Zu Beginn sind die Vereinsaktivitäten des kommenden Rechnungsjahres in

• den Normalbetrieb und
• Projekte

zu unterteilen. Auf sie bezieht sich die Budgetierung.

2.2 Budgetplanung

In einem ersten Schritt ist das Budget zu planen. Recht häufig findet man die Form der "einfachen Fortschreibung". Wenn sich nicht viel an Veränderung erkennen lässt, werden die Zahlen des laufenden Jahres für die nächste Budgetperiode übernommen. Eine einfache, jedoch auch gefährliche Methode. Die relativ unkritische Übernahme der Werte aus dem laufenden Jahr verhindert die Frage nach dem "Was soll denn im nächsten Jahr an neuen Aktivitäten passieren?". Ebenfalls können sich durch die einfache Fortschreibung Ungenauigkeiten in die Planung einschleichen, etwa wenn absehbare Kostensteigerungen übersehen oder ignoriert und nicht eingerechnet werden.

Die Vertreter:innen der einzelnen Budgetbereiche des Vereins sollten vorab nach ihren groben Planungen für das kommende Jahr gefragt werden. So können größere Veränderungen schon in die erste Planung eingehen. Die Budgetwünsche werden von der Vereinsführung zusammengefasst und vor dem Hintergrund der Einn...