Auslandsreisekosten [Stand 2024] / 2 Übernachtungskosten

2.1 Erstattung durch Arbeitgeber

Der Arbeitgeber darf dem Arbeitnehmer für jede Übernachtung im Ausland entweder eine Übernachtungspauschale des jeweiligen ausländischen Staates oder die tatsächlich angefallenen Kosten steuer- und beitragsfrei vergüten.

Der Werbungskosten- bzw. Betriebsausgabenabzug ist nur im Fall des Einzelnachweises zulässig. Der Abzug nach Pauschbeträgen ist nicht möglich.

Lohnsteuerverfahren: Wahlrecht zwischen Einzelnachweis und Pauschbeträgen

Beim Lohnsteuerverfahren kann der Arbeitgeber für den steuerfreien Ersatz der Übernachtungskosten bei Inlands- und Auslandsreisen zwischen dem Kostennachweis und den Übernachtungspauschbeträgen wählen. Auch der Selbstständige darf den Betriebsausgabenabzug nur beim Einzelnachweis der entstandenen Kosten in Anspruch nehmen. Nach Verwaltungsauffassung sind beide Personengruppen gleich zu behandeln, sodass auch bei der betrieblichen Gewinnermittlung der Ansatz der Übernachtungspauschalen ausscheidet.

Wechsel zwischen Einzelnachweis und Pauschbetrag zulässig

Ein Wechsel des steuerfreien Arbeitgeberersatzes zwischen Übernachtungspauschale und Einzelnachweis für einzelne Tage bei ein und derselben Reise ist zulässig.^[1]

Der Arbeitgeber darf für einzelne Tage die steuerfreie Erstattung nach den vorgelegten Hotelrechnungen und für andere Tage nach den Auslandsübernachtungsgeldern vornehmen. Einem Wechsel des steuerfreien Arbeitgeberersatzes zwischen der Erstattung der tatsächlichen Übernachtungskosten und dem Ansatz der Pauschbeträge wird bei Inlandsreisen aufgrund der geringen Übernachtungspauschale von 20 EUR weitaus weniger praktische Bedeutung zukommen als bei beruflichen Reisen ins Ausland.