Aufbewahrungspflichten / 1 6-jährige Aufbewahrungsfrist

1.1 Lohnkonten

Für Lohnkonten gilt ein Aufbewahrungszeitraum von 6 Jahren.^{^[1]} Für die Fristberechnung ist dabei auf den Beginn des Kalenderjahres abzustellen, das auf die zuletzt eingetragene Entgeltzahlung folgt. Dasselbe gilt für die Sammelkonten, wenn der Arbeitgeber auf die Führung von Einzelkonten verzichtet, weil der Arbeitslohn pauschal versteuert wird. Die Lohnbuchhaltung für das Jahr 2026 ist demzufolge bis zum 31.12.2032 aufzubewahren.

Soweit Lohnunterlagen digitalisiert sind, gelten die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).^{^[2]}

Die GoBD definieren Kriterien, die u. a. die Buchführung und andere steuerlich bedeutsame Aufzeichnungen zu erfüllen haben. Hierbei liegt der Schwerpunkt auf der Belegsicherung, der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit von Geschäftsvorfällen sowie dem Datenzugriff.

[1] § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG.

[2] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl 2019 I S. 1269.

1.2 Übrige Lohnunterlagen

Für alle übrigen für den Lohnsteuerabzug bedeutsamen Unterlagen gilt nach der Abgabenordnung ebenfalls eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren.^{^[1]} Hierunter fallen z. B.

Freistellungsbescheinigungen,
Reisekostenabrechnungen,
Fahrtenbücher,
Verträge zu vermögenswirksamen Leistungen,
Pfändungsunterlagen,
Prüfungsberichte (z. B. Betriebsprüfung),
Rechnungsbelege über Auslagenersatz,
Arbeitszeitlisten und Arbeitszeitnachweise (z. B. Überstundenaufzeichnungen),
Belege für Sozialversicherungsbeiträge,
Lohnsteuer-Anmeldungen,
Aufzeichnungen und Unterlagen im Zusammenhang mit der betrieblichen Altersvorsorge^{^[2]}
u. a.

[1] § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 AO.

[2] § 41 Abs. 1 Satz 10 EStG.

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