Hintergrund

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 wurde eingeführt, dass Rechnungen auch in elektronischer Form gestellt werden dürfen. Damit sind die Rechnung in Papierform und elektronischer Form weitgehend gleichgestellt. Voraussetzung ist, dass

• Echtheit der Herkunft der Rechnung,
• Unversehrtheit des Inhalts und
• Lesbarkeit des Inhalts

gewährleistet sind.

Echtheit der Herkunft

Damit soll sichergestellt werden, dass die Rechnung auch tatsächlich von dem im Rechnungsformular genannten Rechnungsaussteller kommt.

Unversehrtheit des Inhalts

Darunter versteht man, dass bei der Übermittlung der Rechnung die in der Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben nicht geändert werden können. Es soll sichergestellt sein, dass beispielsweise die Bezeichnung der Leistung, das Entgelt und der Steuersatz nicht verändert werden können.

Lesbarkeit des Inhalts

Bei Betriebsprüfungen, Umsatzsteuersonderprüfungen oder Umsatzsteuernachschauen will das Finanzamt die Rechnungsbelege einsehen. Dazu müssen in der Firma entsprechende Soft- und Hardware vorgehalten werden.

Pflichten der Unternehmer

• Rechnungsempfänger muss eine Rechnung vorweisen:
  

  Nur wer eine Leistung erhalten hat und Besitz der dazugehörigen Rechnung ist kann Vorsteuer abziehen.

• Rechnungsaussteller muss eine Rechnung ausstellen:
  

  Um den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers nicht zu gefährden, ist der Leistende zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet.

• Für Gutschriften gelten die gleichen Vorschriften: Sind sich Leistender und Leistungsempfänger einig, dass der Leistungsempfänger mit einer Gutschrift abrechnet, kann diese ebenfalls in Papier- oder elektronischer Form erstellt werden. Die vorgenannten Vorschriften gelten dann entsprechend.

Tipp: Widerspruchsrecht des Rechnungsempfängers

Verfügt der Rechnungsempfänger nicht über die Möglichkeit Rechnungen im elektronischen Format zu empfangen oder zu archivieren, kann er auf die Erteilung einer Rechnung in Papierform bestehen.