§ 3 Die Mandatsannahme / H. Aktenführung

Rz. 85

Der Rechtsanwalt muss durch das Anlegen von – elektronischen (§ 50 Abs. 4 BRAO) oder analogen – Handakten ein geordnetes Bild über die von ihm entfaltete Tätigkeit geben können, § 50 Abs. 1 BRAO.^[58] Wird die anwaltliche Handakte ausschließlich elektronisch geführt, muss sie ihrem Inhalt nach einer analogen Akte entsprechen. Sie muss speziell zu Fristnotierung ebenso wie diese verlässlich Auskunft geben können und darf keine geringere Überprüfungssicherheit bieten.^[59]

Jeder Anwalt ist verpflichtet, jeder bestehenden Akte von Anfang an eine Prozessregisternummer zuzuordnen.^[60]

Rz. 86

Zur Handakte des Rechtsanwalts gehört alles, was aus Anlass seiner Tätigkeit in einer bestimmten Angelegenheit in seine Hände gelangt ist, speziell Originalurkunden, Schriftsätze, gerichtliche Verfügungen und Beschlüsse, Urteile, Postzustellungsurkunden, der komplette Schriftwechsel zwischen ihm und seinem Mandanten (selbst gefertigte Schriftstücke "Aktenexemplare"), Belege personenbezogener Daten des Mandanten, eine tabellarische Chronik eingegangener und weitergeleiteter Fremdgelder usw. Eigene, für den internen Gebrauch gefertigte Notizen sind von der Herausgabepflicht aber nicht umfasst.

Um die Vollständigkeit der digitalen Akte zu gewährleisten, müssen die Postein- und -ausgänge aus dem beA in die Handakte exportiert werden, zumal das beA weder zum Archivieren gedacht noch geeignet ist. Die Nachrichten werden nach 90 Tagen in den Papierkorb verschoben und nach weiteren 30 Tagen gelöscht.

Rz. 87

Primär dient die Aktenführung dem Rechtsanwalt selbst, damit dieser das Mandat fachgerecht führen kann ("unverzichtbares Arbeitsmittel"), aber auch als etwaiges Beweismittel für die korrekte Bearbeitung des Mandats (im Regressfall oder auch bei straf- oder anwaltsgerichtlichen Ermittlungsver...