Aufbewahrungspflicht/Aufbewahrungsfrist / 5.1 Aufbewahrungsfristen für Lohnunterlagen

Belegart	Aufbewahrungsfrist
Abrechnungen von Aushilfen	8 Jahre, ggf. 6 oder 10 Jahre[1]
An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse	Bis zum Ablauf des auf die letzte Rentenversicherungsprüfung folgenden Kalenderjahres[2]
Beitragsnachweise der Krankenkassen	Bis zum Ablauf des auf die letzte Rentenversicherungsprüfung folgenden Kalenderjahres[3]
Besondere Bescheinigung[4]	Bis zum Ende des Kalenderjahres oder bis zur Auflösung des Arbeitsverhältnisses oder bis zum Wechsel der Lohnsteuerbescheinigung
Nachweise über die Berechnung der Umlage zur Unfallversicherung	5 Jahre[5]
Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung	8 Jahre
Lohn- und Beitragsabrechnungsunterlagen zur Sozialversicherung	Bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres[6]
Lohn- und Gehaltskonten	8 Jahre, ggf. 6 Jahre[7]
Lohnsteuer-Anmeldungen	8 Jahre, ggf. 6 Jahre[8]
Lohnsteuerbescheinigung	6 Jahre[9]
Quittungen über Zahlungen von Arbeitslohn	8 Jahre

[1] I. d. R. 8 Jahre, wenn Buchungsbeleg, bzw. 10 Jahre, wenn es sich um eine Bilanzunterlage handelt, § 257 Abs. 1, 4, 5 HGB, § 147 Abs. 1, 3 und 4 AO. Sofern weder Buchungsbeleg noch Bilanzunterlage, beträgt die Aufbewahrungsfrist 6 Jahre, § 147 Abs. 3 Satz 1 AO, mindestens jedoch bis zur Festsetzungsfrist des jeweiligen Steuerbescheids. Diese endet i. d. R. 4 Jahre nach Abgabe der Steuererklärung, jeweils zum 31.12. dieses Jahres.

[2] § 25 Abs. 2 DEÜV.

[3] § 25 Abs. 2 DEÜV.

[4] Ersatzbescheinigung, s. Abschn. 3.

[5] § 165 Abs. 4 SGB VII.

[6] § 28f Abs. 1 SGB IV.

[7] § 257 Abs. 1, 4, 5 HGB, § 147 Abs. 1, 3 und 4 AO. Sofern weder Buchungsbeleg noch Bilanzunterlage, beträgt die Aufbewahrungsfrist 6 Jahre, § 147 Abs. 3 Satz 1 AO, mindestens jedoch bis zur Festsetzungsfrist des jeweiligen Steuerbescheids. Diese endet i. d. R. 4 Jahre nach Abgabe der Steuererkl...