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Jede Personalsuche kostet Zeit und vor allem Geld. Mehr denn je bewirken demografischer Wandel, Fachkräftemangel und digitale Transformation, dass Unternehmen sich auf alternative und neue Wege im Recruiting einlassen müssen, um die klügsten Köpfe für sich zu gewinnen. Das gilt für große Konzerne ebenso wie für kleine und mittelständische Unternehmen. Deshalb wird viel in ein modernes, auf die jeweiligen Zielgruppen ausgerichtetes Recruiting investiert und unterschiedlichste Recruiting-Kanäle bespielt. Aber was passiert, wenn Bewerber:innen angebissen und den Vertrag tatsächlich unterschrieben haben?
In der Praxis geschieht bei vielen Unternehmen erstmal nichts. Die Kommunikation reißt komplett ab. Niemand fühlt sich jetzt so richtig zuständig: Für HR ist zunächst einmal der Recruiting-Prozess abgeschlossen, da die Stelle offiziell besetzt ist. Für die Fachabteilung ist der Arbeitsbeginn der neuen Mitarbeiter:innen noch zu weit weg, da sie erst in einigen Monaten die neue Stelle antreten. Doch hier lauert eine große Gefahr. Denn es kommt nicht selten vor, dass teuer rekrutierte Kandidat:innen noch vor dem ersten Arbeitstag wieder abspringen, wenn nach der Vertragsunterschrift kein Kontakt stattfindet. Es genügt eben als Onboarding-Maßnahme nicht, die neuen Kolleg:innen mit Blumen am ersten Arbeitstag am Empfang zu erwarten. Denn da tauchen sie unter Umständen gar nicht mehr auf. Hier sind das Kontakthalten vor dem ersten Arbeitstag und Preboarding-Maßnahmenunerlässlich.
In Zeiten des Fachkräftemangels sind sich qualifizierte Talente ihres Wertes für ein Unternehmen durchaus bewusst. Sie erwarten (statt Blumen am Empfang) viel eher, dass sie das Unternehmen über alles Wichtige bis zum tatsächlichen Jobstart auf dem Laufenden hält. Umso wichtiger ist deshalb ein nahtlos an den Recruiting-Prozess anknüpfendes professionelles Onboarding mit den richtigen Onboarding-Instrumenten: Networking-Circles (gerne digital), interessant aufbereitete Informationshäppchen, Team-Videos, spielerische Umfragen zur Wissensvertiefung, Coffee-Meet-ups, etc. ... und insbesondere ein digitaler Einarbeitungsplanermöglichen eine begeisternde soziale und fachliche Integration. Neuen Mitarbeiter:innen wird so von Anfang an gezeigt, dass sie willkommen sind. Schließlich sind Zielgruppen wie die Generationen Y und Z damit groß geworden, digitale Kommunikationskanäle zu nutzen und sich darüber weltweit zu vernetzen.
Der Recruiting-Prozess läuft mittlerweile in vielen Organisationen digital ab. Moderne Bewerbermanagement-Systeme sorgen für eine professionelle Kandidat:innen-Ansprache und vermitteln somit vom ersten Touchpoint an einen wertschätzenden Umgang mit zukünftigen Mitarbeiter:innen, z. B. durch eine schnelle Kontaktaufnahme, zeitnahe Zwischenbescheide und persönliche Kommunikation. Diese gelungene positive Candidate Experience sollte direkt in die sich anschließende Employee Experience übergehen. Was es jetzt braucht, ist ein nahtloser digitaler Onboarding-Prozess, der den:die neue:n Mitarbeiter:in direkt in die sogenannte Preboarding-Phase mitnimmt, die zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag folgt.
Um diesen Übergang vom Kandidaten bzw. Kandidatin zum neuen Teammitglied erfolgreich zu gestalten, sollten Unternehmen eine klare Kommunikationslinie etablieren, die die Erwartungen und nächsten Schritte transparent macht. Es ist wichtig, die Unternehmenskulturfrühzeitig einzuführen und den:die Kandidat:in in die Werte und Ziele des Unternehmens einzubinden.
Durch den Einsatz von technologischen Lösungen wie z. B. einer Onboarding-Software oder Onboarding-Appkönnen administrative Hürden minimiert und eine strukturierte Einführung sichergestellt werden. All dies erfordert jedoch eine durchdachte Recruiting-und Onboarding-Strategie, die sicherstellt, dass der Übergang nicht nur reibungslos, sondern auch eine bereichernde Erfahrung für jede:n neue:n Mitarbeiter:in ist.
Der Übergang von der Kandidat:innenauswahl zum Onboarding ist entscheidend für den Erfolg der gesamten Mitarbeitergewinnung. Um einen gelungenen Übergang zu schaffen, sollten Unternehmen eine Recruiting- und Onboarding-Strategie entwickeln, die sich auf die gesamte Employee Experience erstreckt. Grob lassen sich Recruiting und Onboarding in sechs Phasen einteilen:
Phase 1: Stelle identifizieren und ausschreiben: Definieren Sie die Position, die Sie besetzen möchten, und erstellen Sie eine detaillierte Stellenbeschreibung. Klären Sie die Anforderungen und Qualifikationen, die für die Rolle erforderlich sind. Wählen Sie die geeigneten Kanäle aus, um die Stellenanzeige zu veröffentlichen. Dies können Jobportale, soziale Medien, Unternehmenswebsite oder persönliche Netzwerke umfassen. Stellen Sie sicher, dass die Anzeige attraktiv und ansprechend ist, um potenzielle Kandidat:innen anzuziehen.
Phase 2: Bewerbungsunterlagen sichten und Gespräche führen: Überprüfen Sie die eingegangenen Bewerbungsunterlagen und filtern Sie die passende Kandidat:innen heraus. Führen Sie anschließend Interviews, um die Kandidaten genauer kennenzulernen und ihre Eignung für die Stelle zu beurteilen. Hierbei können sowohl virtuelle als auch persönliche Interviews zum Einsatz kommen.
Phase 3: Vertragsunterzeichnung: Sobald Sie den:die geeignete:n Kandidat:in gefunden haben, schicken Sie ihm ein Angebot und vereinbaren Sie die Vertragsmodalitäten. Stellen Sie sicher, dass alle rechtlichen und administrativen Aspekte abgedeckt sind und dass der:die Kandidat:in das Angebot akzeptiert.
Phase 4: Preboarding: Halten Sie die Kommunikation auch nach Vertragsunterzeichnung aufrecht. Regelmäßige Updates über das Geschehen im Unternehmen können die Vorfreude und das Zugehörigkeitsgefühl steigern. Bereiten Sie den:die neue:n Mitarbeiter:in zudem auf seinen:ihren ersten Arbeitstag vor, indem Sie ihm:ihr relevante Informationen und Unterlagen zur Verfügung stellen. Mit einer Onboarding-App oder Onboarding-Software können Sie dem:der neuen Mitarbeiter:in eine Willkommens-Nachricht, Informationen zum Unternehmen, zur Arbeitsumgebung und zur Teamstruktur vorab direkt auf sein:ihr Handy zukommen lassen. Der:Die Mitarbeiter:in kann auf diese Informationen jederzeit zugreifen und sich bereits vor dem Starttermin mit dem Unternehmen vertraut machen. Laden Sie den:die Neue zu Unternehmensveranstaltungen oder in Netzwerke des Unternehmens ein, um so vorab eine erste Integration sicherzustellen.
Phase 5: Erster Arbeitstag: Gestalten Sie den ersten Arbeitstag des neuen Teammitglieds so angenehm wie möglich. Begrüßen Sie den:die Neue persönlich, stellen Sie ihn:sie dem Team vor und zeigen Sie ihm:ihr den Arbeitsplatz. Planen Sie auch Zeit für eine Einführung in die Unternehmenskultur, Werte und Prozesse ein.
Phase 6: Einarbeitung: Entwickeln Sie einen strukturierten Einarbeitungsplan, der dem:der neuen Mitarbeiter:in hilft, sich schnell in seine:ihre Rolle einzufinden. Ein Onboarding-Buddy kann neuen Mitarbeiter:innen helfen, sich im Unternehmen schneller zurechtzufinden und Kontakte zu knüpfen.
IndemSie Ihre Recruiting-Onboarding-Strategie anhand dieser Phasen entwickeln und aufdigitale Onboarding-Lösungen setzen, stellen Sie sicher, dass Sie einenstrukturierten und effektiven Prozess nutzen, um neue Mitarbeiter:innenerfolgreich zu rekrutieren und einzuarbeiten. So werden aus Kandidat:innen begeisterteneue Teammitglieder.
1. Für eine positive Candidate Experience ist es unerlässlich, dass neue Mitarbeiter:innen authentisch im Onboarding erleben, was man ihnen während des Recruiting versprochen hat. Um den positiven Eindruck nach der Vertragsunterzeichnung zu bewahren und die Kommunikation und gezeigte Professionalität im Recruiting-Prozess weiterhin aufrecht zu halten, eignen sich Onboarding-Apps oder Onboarding-Lösungen mit digitalem Einarbeitungsplan für jede:n einzelne:n Onboardee, um den Übergang vom Bewerbungsstatus zum:zur neuen Mitarbeiter:in optimal zu begleiten.
2. Ein professionellesOnboarding, das einen Wow-Effekt auslöst (z. B. spielerische Umfragen, begeisternde Informationshäppchen), zahlt direkt auf das Employer Branding ein, was wiederum positive Effekte fürs Recruiting ausstrahlt.
3. Professionelles Onboarding hebt Produktivitätspotenziale und garantiert eine effizientere Einarbeitung: Nur wenn sich der:die Neue willkommen fühlt und wertgeschätzt wird, wird er:sie die volle Leistung in kürzerer Zeit erbringen. Richtig gut eingearbeitete Mitarbeiter:innen entwickeln sich häufiger und schneller zu Top Performern.
4. Wer erfolgreiche Onboarding-Maßnahmeneinsetzt, verringert die (Anfangs-)Fluktuation. Denn neue Mitarbeiter:innen, die professionell eingearbeitet werden, sind schneller und nachhaltiger sozial integriert und denken weniger an Kündigung.
5. Gelungenes Recruiting und einsich anschließendes erfolgreiches Onboarding sind entscheidend für die Verankerung und Weiterentwicklung der Unternehmenskultur. Denn dadurch werden Versprechen im Recruiting erlebbar gemacht und tragen zu einer authentischen Unternehmenskultur bei.
Jeden Tag versorgen unsere HR-Experten kleine, mittlere und große Unternehmen mit den wichtigsten Tipps, Tools und Informationen rund um das Thema Human Resources.
