HR Services: was gehört dazu und warum sind sie so wichtig?

Im Mittelpunkt eines Unternehmen stehen die Menschen. Ohne sie geht es nicht. Ohne funktionierende und strategisch gut ausgerichtete HR-Abteilung auch nicht. HR ist Dreh- und Angelpunkt für alle Belange der Mitarbeitenden und liefert die dazugehörigen Services. Je besser die HR Services, desto zufriedener und leistungsfähiger die Mitarbeiter:innen. Warum und was dazu gehört, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was sind HR Services? – Definition

HR Services sind Dienstleistungen, die von der Personalabteilung angeboten werden und Unternehmen bei ihren HR-Aufgaben unterstützen. Diese Services umfassen alle Bereiche des Employee-Life-Cycle: Angefangen beim Recruiting bis hin Austritt. Je nach Ausrichtung der HR-Strategie werden die HR Services intern angeboten, einige Dienstleistungen können aber auch von externen Dienstleistern bereitgestellt werden, wie z. B. Lohn- und Gehaltsabrechnungen. HR Services sollten effiziente Workflows und Lösungen für alle Mitarbeiterbelange anbieten. An der Digitalisierung von HR Prozessen führt somit kein Weg mehr vorbei. Die Optimierung bzw. Digitalisierung von Prozessen, die Bereitstellung geeigneter Tools, Self Services sowie die Unterstützung bei der Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Bereichen im Unternehmen zählen zu den wichtigen Aufgaben von HR, um das Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.

Welche Aufgaben umfasst der HR Service?

Schaut man sich den Mitarbeiterlebenszyklus an, fallen viele unterschiedliche Aufgaben an, für die die HR Abteilung verantwortlich ist:

·      Personalgewinnung: Personalbedarfsplanung, Stellenbeschreibungen, Auswahl und Einstellung neuer Mitarbeiter

·       Personaladministration: Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Erstellung und Verwaltung von Arbeitsverträgen, Pflege von Personalakten, Durchführung von Mitarbeiterbefragungen und Erfassung von Arbeitszeiten

·       Onboarding: strukturierte Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen

·       Personalentwicklung und -bindung: Planung und Umsetzung von Schulungs- und Weiterbildungsprogrammen, Mitarbeiterentwicklungsplänen, Karriereberatung und Mentoring

·       Gehaltsabrechnung: Berechnung von Löhnen, Gehältern, Sozialleistungen und Abzügen sowie der Einhaltung von steuerlichen und rechtlichen Bestimmungen.

·       Mitarbeiterbetreuung: Unterstützung bei Fragen und Anliegen der Mitarbeiter:innen, Urlaubsanträge, Krankheitsmeldungen, Konfliktlösung.

·       Austritt: Erstellung des Arbeitszeugnisses, Anstoßen des Austrittsworkflows

·       Personalpolitik und Compliance: Entwicklung und Umsetzung von personalbezogenen Richtlinien und Prozessen, um die Einhaltung von Arbeits- und Datenschutzgesetzen sowie Unternehmensrichtlinien zu gewährleisten.

Je nach Unternehmensgröße und -struktur variieren diese Aufgaben. Aber sie bilden die Grundlage für die unterstützenden Services, die HR-Abteilungen anbieten sollten.

Warum sind HR Services so wichtig für Unternehmen?

Die Relevanz der Personalfunktion als strategischer Partner des Business und Treiber des erforderlichen Wandels ist deutlich gestiegen. Es sind hybride und agile Arbeitsweisen zu gestalten, die Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion fördern und gleichzeitig ist der Fachkräftemangel zu bewältigen. Es gilt die richtigen Ziele und Prioritäten zu setzen, um nachhaltige Maßnahmen zu entfalten, die einerseits die Unternehmensentwicklung sinnvoll unterstützen und zum anderen die individuellen Bedürfnisse der Beschäftigten im Blick behalten. Mitarbeiterzentrierte HR Services sind daher für erfolgreiche Unternehmen unerlässlich. Dafür braucht es effiziente Personalprozesse, die zeitaufwändige und fehleranfällige manuelle Aufgaben minimieren. Indem routinemäßige HR-Aufgaben durch automatisierte und digitale HR Services professionalisiert werden, können HR-Teams ihre Zeit und Ressourcen auf strategische Themenfelder wie Nachhaltigkeit, Nachfolgeplanung und Organisationsentwicklung konzentrieren. Die Bereitstellung von ausgezeichneten HR Services trägt  maßgeblich zu einer Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit bei. Durch eine serviceorientierte Personalabteilung, die bei den unterschiedlichen Mitarbeiterbelangen unterstützt, fühlen sich diese wertgeschätzt und gut betreut. Eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit trägt wiederum zur Steigerung der Produktivität und Leistungsfähigkeit eines Unternehmens bei. HR Services helfen Unternehmen dabei, die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen im Personalbereich sicherzustellen wie z.B. die Ausgestaltung von rechtssicheren Arbeitsverträgen oder Arbeitszeugnissen, Einführung der Arbeitszeiterfassung, Datenschutzbestimmungen bei digitalen Personalakten etc. Hier punktet HR mit Fachwissen und versorgt das Unternehmen an ganz unterschiedlichen Stellen mit Know how und Expertise. Dadurch können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Personalprozesse auf dem neuesten Stand sind und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Insgesamt tragen HR Services dazu bei, die Effizienz und Effektivität des Personalmanagements zu steigern, die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung zu verbessern und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen sicherzustellen. Dadurch können Unternehmen wettbewerbsfähiger sein und ihre langfristigen Ziele erreichen.

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Was umfasst eine nachhaltige Strategie für HR Services?

Eine nachhaltige Strategie zielt vorallem darauf ab, langfristigen Nutzen für das Unternehmen und die Mitarbeiter:innen zu schaffen. Sie sollte keinesfalls durch HR allein erfolgen, sondern in Co-Kreation mit Geschäftsleitung, Führungsebene und denjenigen, die aktiv an der Entwicklung von Zielen, Maßnahmen und Messkriterien mitwirken. Auch die Bedarfe und Sichtweisen der Mitarbeitenden sollten im Strategie Prozess gehört und aufgenommen werden. Dieses Vorgehen stellt Business- und Kundenorientierung sicher und schafft von Anfang an Bewusstsein und Verbindlichkeit für die spätere praktische Umsetzung der geplanten Services. Eine nachhaltige HR Service Strategie beinhaltet die Optimierung und Effizienzsteigerung der HR Prozesse. Dies umfasst die Automatisierung von routinemäßigen Aufgaben, die Implementierung von Self-Service-Tools für Mitarbeiter:innen und Führungskräften sowie die Nutzung von Software zur Vereinfachung und Beschleunigung von HR-Abläufen. Dabei sollten auch die Umweltauswirkungen der HR-Services betrachtet werden. Dies beinhaltet die Förderung von umweltfreundlichen Praktiken wie z. B. die digitale Dokumentation und Archivierung von HR-Daten, die Reduzierung des Papierverbrauchs, die Förderung von Recycling und Abfallreduktion sowie die Auswahl nachhaltig handelnder Lieferanten und Dienstleistern.

·       Ausrichtung auf die Unternehmensziele: Eine nachhaltige HR Service Strategie sollte eng mit den übergeordneten, strategischen Zielen des Unternehmens abgestimmt sein. HR Services sollten darauf abzielen, die Unternehmensziele zu unterstützen und einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen.

·       Mitarbeiterorientierung: Bedürfnisse und Erwartungen der Mitarbeiter:innen in den Mittelpunkt stellen. Die Services sollten darauf ausgerichtet sein, die Mitarbeiterzufriedenheit, -engagement und -bindung zu fördern, um eine positive Mitarbeitererfahrung zu schaffen.

·       Effizienz und Automatisierung: Prozesse optimieren, manuelle Aufgaben reduzieren und den Einsatz von Technologie und Automatisierung maximieren. Dies ermöglicht eine effiziente und kostensparende Bereitstellung von HR Services.

·       Kontinuierliche Weiterentwicklung: Kontinuierliche Weiterentwicklung und Verbesserung der angebotenen Services. Dies beinhaltet die regelmäßige Überprüfung der Prozesse, Tools und Ressourcen, um sicherzustellen, dass sie den sich ändernden Bedürfnissen des Unternehmens und der Mitarbeiter:innen gerecht werden.

·       Datengestützte Entscheidungen: Die Nutzung von HR-Analytics ermöglicht es, den Erfolg der HR Services zu messen, Engpässe zu identifizieren und fundierte Entscheidungen zur Weiterentwicklung der HR Services zu treffen.

·       Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen: Dies ermöglicht eine ganzheitliche Betrachtung der Unternehmensbedürfnisse und eine optimale Integration von HR Services in die Unternehmensstrategie.

·       Fokus auf Nachhaltigkeit: HR Services sollten auch ökologische und soziale Aspekte berücksichtigen. Dies beinhaltet beispielsweise die Förderung von Diversität und Inklusion, die Implementierung nachhaltiger Personalentwicklungsprogramme und die Einbindung von CSR-Prinzipien in das Personalmanagement.

HR Services befassen sich mit allen Aktivitäten rund um die Menschen im Unternehmen und haben somit insbesondere den Erhalt der Kernkompetenzen und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens im Fokus. Damit unterstützen die HR Services und deren Strategie auch direkt die Umsetzung der Unternehmensstrategie, weshalb beide nicht losgelöst voneinander entwickelt werden sollten.

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