Ressortaufteilung in der GmbH / 1 Rechtverbindliche Ressort-Aufteilung

Nur wenn alle Vertragswerke der GmbH (Gesellschaftsvertrag, Anstellungsvertrag, Geschäftsordnung) richtig aufeinander abgestimmt sind, ist sicher, dass der Geschäftsführer nur für seine Aufgaben in die Verantwortung genommen werden kann:

• Voraussetzung ist, dass die Aufgabenverteilung zwischen Gesellschaftern und Geschäftsführern bzw. den Geschäftsführern untereinander vertraglich klar geregelt ist. Dazu gehört: Auflistung eines Kataloges zustimmungsbedürftiger Geschäfte im Gesellschaftsvertrag und die Definition der Ressorts im Anstellungsvertrag der Geschäftsführer.
• Als weitere Voraussetzung ist festzulegen, wie sich die Geschäftsführer untereinander informieren bzw. abstimmen oder vertreten müssen. Die genauen Modalitäten sind im Rahmen einer Geschäftsordnung zu vereinbaren (Sitzungsleitung, Abstimmungsmodalitäten, Protokoll usw.).
• Die Geschäftsführer bilden innerhalb der Organisation GmbH ein Team: Das Führungsteam. Das bedeutet: Zu einer effektiven Zusammenarbeit kommt es nur, wenn die Grundsätze für Teamarbeit konsequent angewandt werden.

Praxis-Beispiel

Muster-Formulierung im Geschäftsführer-Anstellungsvertrag

§ 3 Aufgaben des Geschäftsführers Finanzen/Rechnungswesen/Controlling

Der Geschäftsführer leitet das Ressort Finanzen/Rechnungswesen/Controlling. Dabei übernimmt er alle Tätigkeiten, die ihm in seiner Gesamtverantwortung für die Geschäfte des Arbeitgebers übertragen sind, alle Tätigkeiten die ihm aufgrund der Stellenbeschreibung zugewiesen sind und darüber hinaus alle Tätigkeiten, die sich zusätzlich aus seiner Verantwortung für alle kaufmännischen Belange des Arbeitgebers ergeben, die nicht ausdrücklich Bestandteil der Stellenbeschreibung sind. Die Stellenbeschreibung ist dem Geschäftsführer bekannt, ausgehändigt und ist Bestandteil dieses Anstellungsvertrages.

Das Finanzamt verlangt eine schriftliche Ressortaufteilung. Nur dann akzeptiert es die jeweilige Ressortverantwortlichkeit des betreffenden Geschäftsführers, wobei auch die Finanzbehörden von einer verbleibenden Gesamtverantwortung der Mitgeschäftsführer für die Überwachung ausgehen. Typische Ressorts sind z. B. der Einkauf, der Vertrieb, die Produktion, das Personal, die Finanzen (inkl. Steuern/Rechnungslegung/Controlling) und die Organisation/Betriebliche Prozesse inkl. IT. Die Bildung hängt stark von dem betreffenden Unternehmen ab. So wird bei einem Krankenhaus typischerweise als Geschäftsführer auch ein ärztlicher Leiter oder bei einer privaten Schul-GmbH ein pädagogischer Leiter bestimmt.