Honorargestaltung für Steuerberater 12/2022 / 3 Kanzleimanagement: Zeit ist Geld!

Insbesondere in kleineren Steuerberatungskanzleien werden oft immer noch Ressourcen verschwendet, die direkte Auswirkung auf den Umsatz bzw. den Gewinn haben. Hinsichtlich der Gebühren wird z. B. der Auslagenersatz vielfach nicht oder nicht vollständig abgerechnet. Auch im Kanzleiablauf gibt es noch vieles zu verbessern. So kosten die Beitreibung von Honorar oder Honorarausfällen viel Geld. Die Zeit wurde in diesen Fällen umsonst investiert.

Aber auch das Haftungspotenzial sollte nicht vergessen werden. Das liegt vielfach an Unklarheiten der erteilten Aufträge, die entweder nicht oder nur unzureichend dokumentiert sind. Und das liegt wiederum an den Verfahren bzw. Prozessen, die nicht oder nur lückenhaft definiert sind.

Die gute Nachricht: Das kann auf einen Schlag geändert werden! Und zwar durch eine Dokumentation erteilter Aufträge und lückenlose Kommunikation mit dem Mandanten.

Hilfreiches Tool: Virtual Guide

Das Modul "Dokumentenerstellung" leitet Sie durch den Prozess und am Ende steht eine gerichtsfeste Dokumentation von Auftrag und Honorar. Sie bekommen

• Erhebung der Mandanten-Stammdaten,
• Identifizierung des Auftraggebers (GwG),
• Aufstellung der beauftragten Dienstleistungen,
• Beratungsvertrag, Vergütungsvereinbarung sowie AAB, Vollmachten und Vereinbarungen (z. B. Vereinbarung zum E-Mail-Verkehr, etc.),
• Rechtssicherheit durch stets aktuelle Vertragsbestandteile und eine
• DATEV-Schnittstelle.

Das gesamte Auftragsverhältnis wird bei der Erstellung rechtssicher dokumentiert und kann danach im Dokumenten-Management-System (DMS) abgelegt werden. Damit ist die Grundlage einer erfolgreichen Honorardurchsetzung und einer stark reduzierten Haftung gelegt.

Das Modul "Kommunikation" unterstützt den sicheren Austausch von E–Mails und Dokumenten zwischen Kanzlei und Mandant, indem es

• für die Kommunikation zwischen Kanzlei und Mandant einen festen Rahmen vorgibt,
• die Erledigung der Prozessschritte in der Kanzlei und beim Mandanten überwacht,
• Prozessschritte automatisiert, die in der Kanzlei sonst von Mitarbeitern erledigt werden müssten (z. B. durch automatische Wiedervorlagen oder ­Erinnerungs-E-Mails)
• die Kommunikation zwischen Kanzlei und Mandant gerichtsfest dokumentiert.

So werden einerseits die Kanzleimitarbeiter und andererseits die Neumandanten entlastet und deren Onboarding verläuft komplett "geräuschlos", ohne dass der Kanzleiinhaber involviert werden muss. Er braucht – aber muss auch (§ 3 Abs. 2 BOStB!) – nur noch entscheiden, ob er das Mandat annimmt.

Beide Module zusammen digitalisieren die Erstellung der notwendigen Verträge und unterstützen die Kanzlei beim automatisierten Austausch notwendiger Erklärungen mit dem Mandanten. Das spart Zeit. Zeit, die Sie gewinnen, um Ihre Wertschöpfung zu erhöhen.

Hinweis

Weitere Informationen und eine Demo-Version finden Sie unter https://virtualguide.io.

Autor: RA Hans-Günther Gilgan, Senden