Die typische "9–17 Uhr"-Arbeitsweise ist schon lange nicht mehr aktuell, in vielen Branchen setzen die Unternehmen auf flexible Arbeitszeitmodelle. Gleitzeit und Home-Office sind inzwischen die Mittel der Wahl, selbstverständlich auch in Anwaltskanzleien. Das funktioniert nicht zuletzt deswegen, weil die Erwartungshaltung der Mandanten eine andere ist als noch vor einigen Jahren. Heutzutage muss ein Anwalt eben nicht mehr in seinem Büro sitzen und einen Mandanten nach dem anderen empfangen. Das gibt es zwar noch, wird aber eben nicht mehr als "gottgegeben" vorausgesetzt. Häufig sind gerade Unternehmer nicht unglücklich darüber, wenn ihr Anwalt etwas flexibler erreichbar ist und sie nicht für jede Frage zu ihm in die Kanzlei kommen müssen. Am Beispiel der kostenfrei von Microsoft erhältlichen Video-Konferenz-Software Skype zeigt sich deutlich, dass es dank der modernen Technik interessante Alternativen gibt. Diese Software lässt sich, wie andere Video-Chat-Tools auch, mit den Mitteln nutzen, die oftmals ohnehin vorhanden sind. Am PC müssen eine Kamera und ein Headset oder jedenfalls ein Mikrofon und Lautsprecher angeschlossen sein. Halbwegs gut ausgestattete Laptops bringen das alles bereits eingebaut mit, das Gleiche gilt für Tablets und Smartphones. Ohne großen (Kosten-)Aufwand können also Anwalt und Mandant miteinander sprechen, sogar von Angesicht zu Angesicht. Voraussetzung ist lediglich, dass beide die gleiche Software einsetzen, wie eben z.B. Skype oder auch Apple Facetime. Für mehrere Gesprächsteilnehmer gibt es etwas umfangreichere Lösungen, wie z.B. GoToMeeting, bei deren Nutzung jedoch in aller Regel Kosten anfallen. Aber auch hierbei müssen die Teilnehmer der Besprechung nicht irgendwo am Schreibtisch vor einem Computer sitzen, sondern können sich auch z.B. per Smartphone einwählen. Anders formuliert: Eine Video-Konferenz ist selbst dann möglich, wenn alle Teilnehmer in unterschiedlichen Ländern am Strand oder sonst wo sitzen – es muss nur ein ausreichend schneller Onlinezugang vorhanden sein.
Dass aber natürlich auch "mal eben kurz" beantwortete Fragen am Telefon, per E-Mail, über Video-Konferenz oder via Messenger nicht unentgeltlich erfolgen, sollte so früh wie möglich mit den Mandanten besprochen werden.
Das mobile Arbeiten mit Laptop, Tablet oder Smartphone ist in den letzten Jahren immer komfortabler geworden. So besteht die Möglichkeit, sich über einen sicheren, weil verschlüsselten Tunnel durch das "normale" Internet mittels sog. VPN-Verbindung auf dem Kanzlei-Server einzuwählen und Akten auch unterwegs zu bearbeiten; bei "Anwaltssoftware aus der Cloud" bedarf es sogar nur eines Standard-Browsers. Zusätzlich wird das Angebot an speziellen juristischen Apps immer größer. Die Spannbreite reicht hier von simplen Berechnungstools für RVG-Gebühren (z.B. Deutscher Anwaltverlag: https://anwaltsgebuehren.online/ ), Blutalkoholgehalt oder Kindesunterhalt über Gesetzestextsammlungen bis hin zu Spezial-Anwendungen, wie Lösungen für Modell-Release-Verträge.
Darüber hinaus haben sich mittlerweile verschiedene Dienstleister etabliert, die den Anwalt bei seiner flexiblen Arbeitsweise unterstützen. Als Hauptzielgruppe sind hier natürlich "Einzelkämpfer" zu nennen, aber auch kleinere bis mittlere Kanzleien können von einigen Angeboten durchaus profitieren. So gibt es bspw. schon länger virtuelle Sekretariatsdienste (z.B. von der eBuero AG: www.anwaltssekretariat.de ), die etwa die telefonische Erreichbarkeit des Anwalts auch dann gewährleisten, wenn dieser bei Gericht, in Besprechungen oder im Urlaub ist. Auch sind solche Dienste u.U. eine gute, temporäre Lösung für Zeiten der Spitzenbelastung, wie sie bei einigen Kollegen bspw. im ersten Halbjahr 2018 zur Hochphase der "DSGVO-Panik" gegeben war. Neben den Telefondiensten bieten solche Unternehmen regelmäßig auch repräsentative Büroadressen, Büro- bzw. Besprechungsräume oder auch einen Schreibservice an.
Einen Schritt weiter gehen Angebote von freiberuflich tätigen Rechtsanwalts-Fachangestellten, wie z.B. ReFa24 ( www.refa24.de ). Hier können grds. alle Leistungen in Anspruch genommen werden, die Fachangestellte typischerweise ausüben, also u.a. Finanzbuchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Zwangsvollstreckung, Aktenführung oder Administration der Anwaltssoftware. Der Unterschied zu festangestellten Fachangestellten besteht darin, dass hier eine Dienstleistung angeboten wird, so dass eben u.a. keine Sozialabgaben fällig werden. Außerdem können die Leistungen zwar auch vor Ort in der Kanzlei erbracht werden, dies muss aber nicht zwingend so sein. Denn die meisten Tätigkeiten sind auch möglich, wenn der/die Fachangestellte sich per Fernwartungssoftware (z.B. Teamviewer) auf den Computer des Anwalts aufschaltet, per E-Mail Fragen geklärt oder Gespräche per Video-Chat geführt werden. Es versteht sich von selbst, dass bei einer solchen Vorgehensweise ein gewisses Vertrauensverhältnis unerlässlich ist. Darüber hinaus muss eine Verschwiegenheitsverpflichtungserkläru...
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