Dokumentationspflichten (DSGVO) / 2.3 Muster: Verfahrensverzeichnis nach Art. 30 DSGVO für Wohnungseigentumsverwaltung

Verfahrensverzeichnis nach Art. 30 DSGVO Wohnungsunternehmen _________________ WEG-Verwaltung
Datenschutzbeauftragter
	(Name und Kontaktdaten) ______________________
Zweck der Verarbeitung
	Wahrung der rechtlichen Interessen der Wohnungseigentumsgemeinschaft Beschluss-Sammlung Mahnwesen Eigentümerliste Hausgeldabrechnung Eigentümerversammlung
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
	Rechtfertigung Vertrag: Verwaltervertrag Gesetz: Wohnungseigentumsgesetz, Einkommensteuergesetz, Heizkosten-/Betriebskostenverordnung
Betroffene Personen
	Wohnungseigentümer, Bewohner der Wohnanlage
Kategorien personenbezogener Daten
	Personenstammdaten Kontaktdaten Kontodaten Vertragsdaten Verbrauchsdaten Abrechnungsdaten
Kategorien von Empfängern von personenbezogenen Daten
	Intern Geschäftsführung andere Abteilungen je nach Kompetenzbereich/Organisation, die mit der Verarbeitungstätigkeit bzgl. der Erfüllung der Verpflichtung aus dem Vertragsverhältnis beauftragt sind Aufsichtsrat im Rahmen seiner Überwachungspflichten bzw. von diesem beauftragte sachverständige Dritte Datenschutzbeauftragter Extern IT-Dienstleister bzw. Softwaresystemhäuser für EDV-Anwendungen (z. B. externe IT-Administration, ERP-Systemhersteller etc.) Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Berater Rechtsanwälte Messdienstleister Handwerker (Instandhaltung, Modernisierung, Reparaturmaßnahmen) Inkassounternehmen Banken Mietinteressenten bei Folgevermietung Energieversorgungsunternehmen andere Mitglieder der Wohnungseigentumsgemeinschaft Hausmeister
Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation
	Eine solche Übermittlung erfolgt nicht und ist nicht geplant.
Löschfristen
	Laufende Vertragsverhältnisse Während des bestehenden Vertragsverhältnisses erfolgt die Speicherung nach den gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften. kein bestehendes (automatisiertes) Löschkonzept für ERP-System kein bestehendes (automatisiertes) Löschkonzept für Archivsystem Beendete Vertragsverhältnisse Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses erfolgt die Löschung nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften. kein bestehendes (automatisiertes) Löschkonzept für ERP-System kein bestehendes (automatisiertes) Löschkonzept für Archivsystem
Technisch organisatorische Maßnahmen
	Die technisch organisatorischen Maßnahmen ergeben sich aus der Dokumentation der technisch-organisatorischen Maßnahmen, darauf wird verwiesen.