§ 1 Kanzleiorganisation / E. Elektronische Datenverarbeitung

I. Einführung

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Die Technik hat sich in den letzten 30 Jahren rasant entwickelt. Während vor 35 Jahren eine IBM-Kugelkopfmaschine der neueste Schrei war und Diktate oft noch in Stenogramm aufgenommen werden mussten, weil Diktiergeräte erst langsam in Kanzleien Einzug hielten, arbeiten nicht wenige Kanzleien heute sogar mit Spracherkennungsprogrammen. Kanzleien sind ohne EDV-Anlagen heute kaum noch denkbar. Nahezu jede Kanzlei arbeitet mit modernen PCs. Mit Hilfe von modernen und leistungsfähigen EDV-Anlagen lassen sich Arbeitsabläufe in Rechtsanwaltskanzleien schneller und wirtschaftlicher gestalten, als dies ohne Einsatz von Computern möglich wäre. Es sollte dabei allerdings nicht verkannt werden, dass eine EDV-Anlage nicht per se zu einer besseren Organisation führt.

II. Systeme

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Bei der Anschaffung der Anlage sollte zunächst überlegt werden, ob eine vernetzte Anlage oder einzelne, nicht verbundene Personal Computer gewünscht werden. Die Vernetzung ist dabei sicherlich die teurere Lösung, anderseits aber auch diejenige, der der Vorzug gegeben werden sollte. Sie ermöglicht es, von jedem der Arbeitsplätze aus auf die Daten, die auf dem Server gespeichert sind, zuzugreifen. Dies führt zu einer schnellen Information von jedem Arbeitsplatz aus und sichert auch eine räumliche Flexibilität, wenn Umbesetzungen innerhalb der Kanzlei notwendig oder gewünscht werden. Man unterscheidet zwischen Hardware, das sind z.B. der Rechner, die Tastatur, der Bildschirm, die Maus etc. und Software, also den Programmen, die auf dem Rechner laufen, wie z.B. Word, Excel, Outlook (MS Office) oder speziellen Anwaltsprogrammen.

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Auf dem Markt befinden sich heute diverse Software-Systeme, die speziell für Rechtsanwaltskanzleien entwickelt worden sind. Zu nennen sind in diesem Zusammenhang Anbieter wie AdvoWare, RA-Micro, AnNoText, ReNoFlex/ReNoStar, Datev Anwalt Pro, BS-Anwalt, Advolux, Lawfirm usw., ohne dass die Nennung dieser Namen die Überlegenheit der von diesen Firmen vertriebenen Produkte gegenüber denen von anderen, nicht genannten Firmen belegt. Bei den zuvor genannten Produkten handelt es sich um so genannte Komplettprogramme, wobei es grundsätzlich möglich ist, auch einzelne Teilbereiche mit einer Anwaltssoftware zu versehen (Module), andere wiederum nicht. Komplettprogramme bieten z.B. die gesamte Adressverwaltung, Aktensuche, Buchhaltung, Forderungskonten, Mandantenkonten, Wiedervorlagen-, Termin- und Fristenkalender, Textverarbeitung, Zwangsvollstreckung und die Erstellung von Kostennoten und Kostenfestsetzungsanträgen usw. an. Andere Softwareanbieter führen z.B. auch reine Zwangsvollstreckungsprogramme, so dass es dem Anwalt möglich ist, auch weniger aufwendige Systeme zu nutzen.

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Der Erwerb eines Komplettprogramms hat den Vorteil, dass sofort ein leistungsfähiges Arbeitspaket zur Verfügung steht, mit dem sich fast sämtliche Arbeitsabläufe in einer Kanzlei bewältigen lassen. Für die individuelle Zusammenstellung spricht, dass nicht jede Kanzlei sämtliche Programminhalte benötigt und nicht gewünschte Programmteile gar nicht erst gekauft werden müssen. Dies spart zudem – teuren – Speicherplatz. Wichtig ist bei Nutzung eines Komplettprogramms, dass alle Mitarbeiter auch in der Lage sein sollten, seine Möglichkeiten voll zu nutzen. Nur dann macht ein solches Software-Paket wirklich Sinn. Dies bedeutet aber auch, dass zusätzlich in die Schulung aller Mitarbeiter Zeit und Geld investiert werden muss.

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Besonders beliebt sind inzwischen bei den Anwälten Spracherkennungsprogramme. Auch wenn diese zum großen Teil noch nicht so ausgereift sind, dass der Anwalt nur noch diktieren muss, damit Schriftsätze fertig sind, bieten gute Programme doch eine wesentliche Arbeitserleichterung beim Schreiben und haben sich in den vergangenen Jahren kontinuierlich verbessert. Meist lässt sich die Spracherkennung durch regelmäßiges Training auch im laufenden Betrieb immer weiter verbessern; problematisch bleibt nach Ansicht der Verfasserin bisher das Diktieren von umfangreichen Fundstellen, die zudem fehlerfrei dargestellt werden müssen, damit der Leser diese auch überprüfen kann. Die Nachbearbeitung der Diktate erfolgt in der Regel durch Rechtsanwaltsfachangestellte, die den diktierten Text hören, gleichzeitig auf dem Bildschirm verfolgen und korrigieren können. Rechtsanwaltsfachangestellte sollten daher in ihre Überlegungen mit einbeziehen, dass mit reinen Schreibkünsten in wenigen Jahren wohl nichts mehr zu verdienen sein wird und das fachliche Wissen einen immer höheren Stellenwert beim Anwalt erhält. Zudem bearbeiten in vielen Kanzleien inzwischen Anwälte völlig selbstständig ihre Dokumente vom Diktieren mit Spracherkennung bis hin zur Formatierung. Gerade junge Anwälte wollen und können hierauf nicht warten, bis die Mitarbeiter der Kanzlei Zeit für die Diktate haben. Denn grundsätzlich geht meist das Diktat des Senioranwalts vor.

III. EDV-Schulung

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Ist in einer Kanzlei eine EDV-Anlage angeschafft worden, sollte nicht daran gespart werden, alle Mitarbeite...