Nachhaltigkeit: Arbeitsrechtliche Herausforderungen / 3.2 Digitalisierung

Aktuell wird im Kontext des Umwelt- und Klimaschutzes das Thema Digitalisierung vielfach diskutiert. Immer mehr Unternehmen führen digitale Lösungen ein, um ein effizienteres und vernetzteres Arbeiten zu ermöglichen. Die Corona-Zeit und die daraus resultierenden vielfältigen mobilen Arbeitsmodelle haben und werden diesen Trend noch weiter verstärken. Zudem spart dieser Trend der Digitalisierung auch Ressourcen ein. Wenn z. B. weniger ausgedruckt wird, werden auch weniger Druckerpatronen und Papier benötigt. Bei der Einführung von digitalen Prozessen spielt neben den vielen positiven Nebeneffekten für den Umwelt- und Klimaschutz aber auch das Thema "Digital Waste" auf lange Sicht eine wichtige Rolle. Auch Speicherkapazitäten kosten Energie, sodass zur Reduktion des Fußabdrucks des Unternehmens auf ein gutes Speicherkonzept und auf energieeffiziente Cloudlösungen geachtet werden kann.

Bei der Umstellung der "analogen Prozesse" auf digitale Prozesse müssen aber gesetzliche Verpflichtungen beachtet werden. Z. B. müssen bei der Einführung der digitalen Personalakte oder digitalen Gehaltsabrechnung handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen oder gesetzliche Schriftformerfordernisse beachtet werden. Insofern kann es sinnvoll sein, neben einer digitalen Personalakte noch eine analoge Rumpfakte zu führen. In diesem Zusammenhang muss auch das überarbeitete Nachweisgesetz beachtet werden. Dieses sieht bußgeldbewehrt eine Verpflichtung des Arbeitgebers zur schriftlichen Aushändigung einiger arbeitsvertraglicher Elemente vor. Die elektronische Form ist gemäß § 2 Abs. 1 Satz 3 NachwG weiterhin ausgeschlossen. Zudem sind bei Einführung dieser digitalen Prozesse immer auch datenschutzrechtliche Berechtigungskonzepte festzulegen. So dürfen auf bestimmte sensible Daten gemäß Art. 9 DSGVO, wie z. B. Gesundheitsdaten, nicht derselbe Personenkreis Zugriff haben, wie auf sonstige personenbezogene Daten. Sollten bei der Einführung von Prozessen auch IT-Tools verwendet werden, die potenziell zur Überwachung geeignet sind, hat der Betriebsrat im Rahmen der Einführung dieser Tools ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.