KI: Automatisierte Transkription von Interviews und Meetings / 2.2.3 Informationspflicht und sonstige Anforderungen

Über die Freiwilligkeit hinaus muss das Unternehmen natürlich die weiteren Anforderungen an die Einwilligung beachten. Sie muss vor allem die von den Datenschutzaufsichtsbehörden verlangten Mindestinformationen enthalten.^[1] Auch sollte sie auf das konkrete Gespräch bezogen sein und nicht pauschal eingeholt werden (z. B. nicht zu Beginn des Beschäftigungsverhältnisses für alle künftigen beschäftigungsbezogenen Gespräche). Sofern das Unternehmen mit der Transkription verschiedene Zwecke verfolgt (z. B. sowohl die konkrete Nachvollziehbarkeit des Besprochenen für künftige Personalgespräche als auch abstrakte Beweisbarkeit für einen etwaigen Streitfall), sollten diese Zwecke für den Beschäftigten einzeln statt nur im Bündel zustimmbar bzw. ablehnbar sein. Dies lässt sich beispielsweise durch verschiedene Checkboxes umsetzen (z. B. "[…]Zustimmung zu Leistungskontrolle Ja/Nein; Zustimmung zur Verwendung für Projektzwecke Ja/Nein").

Nicht vergessen: Bei der Erfüllung der Informationspflichten geht es nicht nur um das Abarbeiten juristischer Anforderungen, sondern auch um die Schaffung der notwendigen Akzeptanz in der Belegschaft.

Hinweis

Einwilligende Personen

Neben der Einwilligung des Beschäftigten ist auch die Einwilligung aller anderen Gesprächsteilnehmer erforderlich, etwa der Führungskraft oder anderer Beschäftigter. Bei Führungskräften sind aber geringere Anforderungen an die Freiwilligkeit zu stellen.

Praxis-Tipp

Konfiguration der Software

Es ist in jedem Fall zu empfehlen, die Transkriptionssoftware so zu konfigurieren, dass sie Persönlichkeitsrechte von Betroffenen so wenig wie nötig beeinträchtigt. Hierzu kann vor allem gehören, Audio- und Videoaufzeichnungen per Richtlinie standardmäßig zu deaktivieren und nur die (Live-)Transkription zuzulassen. Zwar findet auch hier eine (kurze) Aufzeichnung statt. Diese wird allerdings nur so lange zwischengespeichert, bis der Text aus der Sprache extrahiert wurde.

[1] Europäischer Datenschutzausschuss, a. a. O. (Fn. 2), Rz. 64.