Internal Investigations: Rechtskonforme Vorgehensweise f ... / 2 Auslöser von internen Ermittlungen

Die Durchführung einer internen Ermittlung kann in der Praxis durch verschiedene Ursachen ausgelöst werden:

• Aufdeckung eines Fehlverhaltens durch das Compliance-Management
• Ein Mitarbeiter meldet einen Verstoß oder einen Verdacht
• Anonyme Hinweise
• Ermittlungsbehörden werden auf das Unternehmen aufmerksam

In der Praxis werden die meisten internen Untersuchungen dadurch ausgelöst, dass durch ein bestehendes Compliance-Management-System Fehlverhalten im Unternehmen aufgedeckt wurde. Interne Untersuchungen sind daher als Bestandteil der Compliance-Organisation eines Unternehmens einzuordnen. Unabhängig von dem konkreten Auslöser einer internen Ermittlung sind bei der Untersuchung von Verstößen grundsätzlich 2 Szenarien möglich:

1. Der Verdachtsfall
2. Der evidente Verstoß

2.1 Der Verdachtsfall

Bei einem Verdachtsfall liegt i. d. R. ein konkreter Anlass vor, der die berechtigte Annahme nahelegt, dass z. B. ein Mitarbeiter des Unternehmens in einen Compliance-Verstoß verwickelt sein könnte. Diese Situation erfordert im Gegensatz zu einem offensichtlichen Verstoß besondere Vorsicht, da es sich lediglich um einen Verdacht handelt. Im Einzelfall müssen Verantwortliche sorgfältig die vorliegenden Indizien oder Beweise sowie die Art und Schwere des vermeintlichen Verstoßes abwägen, bevor interne Ermittlungen eingeleitet werden.

Sollte sich im Folgenden herausstellen, dass der Mitarbeiter unschuldig war, könnte das Vertrauensverhältnis durch die internen Ermittlungen nachhaltig beeinträchtigt werden. Daher ist es unerlässlich, dass Verantwortliche nicht nur strukturiert und methodisch bei den Ermittlungen vorgehen, sondern auch sorgfältig abwägen, ob eine umfassende Untersuchung tatsächlich notwendig ist.

2.2 Der evidente Verstoß

Bei einem evidenten Verstoß ist in der Praxis schnelles Handeln erforderlich. I. d. R. wird es hier je nach Art und Schwere des Verstoßes für Verantwortliche unabdingbar sein, interne Untersuchungen in die Wege zu leiten. Die Quelle des Fehlverhaltens sowie damit einhergehende Konsequenzen und Schäden müssen schnellstmöglich ermittelt und lokalisiert werden. Aber auch an dieser Stelle müssen Verantwortliche strukturiert vorgehen, da interne Ermittlungen in den meisten Fällen das Arbeitsklima stark verschlechtern. Mitarbeiter fühlen sich oftmals unwohl und zu Unrecht verdächtigt, sodass die Ermittlungen mit Diskretion erfolgen sollten.