In der Praxis im Rahmen der präventiven Vermeidung von Arbeitsunfällen bzw. -krankheiten sowie der Wiederherstellung der Gesundheit und Arbeitsfähigkeit von Mitarbeitern vielfach eingesetztes Mittel ist das betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM). Die spezialgesetzliche Grundlage hierfür findet sich in § 167 Abs. 2 SGB IX. Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet sein, ein BEM anzubieten, wenn der Arbeitnehmer innerhalb eines Kalenderjahres länger als 6 Wochen arbeitsunfähig war. Hierbei spielt es keine Rolle, ob die Arbeitsunfähigkeit am Stück auftrat oder in einer Vielzahl kürzerer Zeiträume. Eine Teilnahme des Arbeitnehmers am BEM erfordert dessen frei widerrufliche Einwilligung, da er grundsätzlich nicht zu einer Teilnahme verpflichtet ist.
Das Bundesarbeitsgericht hat einige Grundsätze aufgestellt, die von Seiten des Arbeitgebers im Zusammenhang des BEM stets beachtet werden müssen. So muss der Beschäftigten im Vorfeld zum BEM darüber informiert werden, welche seiner personenbezogenen Daten verarbeitet werden und dass sie zur Erreichung der darzulegenden Ziele des BEMs erforderlich sind. Diese im Rahmen des BEM erhobenen Daten dürfen dann auch ausschließlich für die Zwecke des BEM verwendet werden. Die detaillierte Erörterung medizinischer Diagnosen des Arbeitnehmers bedarf einer spezifischen Einwilligung des Beschäftigten. Zudem sind sämtliche BEM-Daten getrennt von der Personalakte des betroffenen Arbeitnehmers aufzubewahren. Nur die nachfolgenden Daten dürfen in der Personalakte gespeichert werden:
- Kopie der Einladung zum BEM-Gespräch
- Antwort des Beschäftigten bzw. Umstand, dass keine Antwort erfolgt ist
- Dokumentation der Beendigung des Verfahrens bzw. der Ablehnung des BEM durch den Beschäftigten
- Dokumentation der Maßnahmen, die zur Umsetzung der Ergebnisse des BEM getroffen worden sind und die in den Aufgabenbereich des Arbeitgebers fallen, wie z. B. Versetzung an einen anderen Arbeitsplatz.[1]
Die Inhalte der separat abzulegenden BEM-Akte dürfen 2 bis 3 Jahre gespeichert werden. In diesem Zeitrahmen können Ansprüche gegen den Arbeitgeber geltend gemacht werden, derer er sich nur anhand dieser Informationen erwehren kann. Vor Löschung der Informationen sollte dem betroffenen Arbeitnehmer ein Einsichtnahmerecht zugestanden werden.
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