Die Regelung des Datenschutzes ist das zentrale Thema zur Vertrauensbildung im BEM und noch vor der eigentlichen Einleitung des BEM-Verfahrens zu bearbeiten bzw. zu klären. Der Datenschutz ist auf der Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sicherzustellen. Die Anforderungen der DSGVO sowie des BDSG verlangen eine Konkretisierung der Rechte und Freiheiten der Beschäftigten, die in einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung geregelt werden sollten. Wesentliche Eckpfeiler des Datenschutzes sind u. a. die Datenminimierung, die Zweckgebundenheit, das Transparenzgebot und die Verhältnismäßigkeit. Nachfolgend werden Aspekte des Datenschutzes aufgegriffen und für die Umsetzung im BEM konkretisiert.
Mit der Gültigkeit der DSGVO ist Transparenz ein wichtiger Datenschutzgrundsatz. Der BEM-Nehmer ist bereits vor einer wirksamen Zustimmung zum BEM auf die Ziele des BEM (Erhaltung des Arbeitsverhältnisses, Abbau bestehender und Vorbeugung erneuter Arbeitsunfähigkeit) sowie auf Art und Umfang der dabei erhobenen und verwendeten Daten angemessen hinzuweisen. Diese Transparenzpflicht ist unerlässliche Voraussetzung für ein ordnungsgemäßes BEM. Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten ist nur zur Erfüllung der Ziele des BEM zulässig. Die BEM-spezifischen Regelungen müssen mit den allgemeinen betrieblichen Regelungen zum Datenschutz übereinstimmen.
Alle im Rahmen des BEM erhobenen Daten müssen daher auf die Ziele des BEM abgestellt sein. Bereits vor der Zustimmung zur Teilnahme am BEM hat der BEM-Nehmer der Erhebung der Daten im Rahmen von BEM zuzustimmen. Um den Anforderungen des Datenschutzes gerecht zu werden, sollte ein mehrstufiges Verfahren zur Freigabe von Daten (bedarfsorientiert) gewählt werden. Dieses stellt sicher, dass das BEM datenschutzkonform durchgeführt wird. Gleichzeitig entsteht dadurch eine Rechtssicherheit für die betroffenen Beschäftigten, dass die für die Zwecke des BEM erhobenen und gespeicherten Daten nicht für arbeitsvertragsrechtliche oder sonstige Zwecke verwendet werden und nicht zum Nachteil der Betroffenen führen können. D. h., dass die Daten, die im BEM erhoben werden, für weitere Belange des Arbeitsvertrags nicht genutzt werden dürfen.
Trennung von BEM-Akte und Personalakte
Für die Fallarbeit im BEM ist vom Fallmanager (Mitglied des BEM-Teams, das sich intensiv mit dem Einzelfall beschäftigt; kann vom Betroffenen gewählt werden) eine BEM-Akte anzulegen, die alle auf den Fall bezogenen Unterlagen enthält und die gleichzeitig räumlich und physisch getrennt von der Personalakte und zeitlich befristet zu führen ist. Dies bedeutet, dass das BEM-Team der Personalabteilung ohne Angabe von Gründen ausschließlich die folgenden Informationen schriftlich mitteilt:
- Einleitung,
- Abschluss,
- Nichtzustandekommen,
- Abbruch oder Unterbrechung des BEM-Verfahrens.
Diese Informationen werden in der Personalakte gespeichert.
Darüber hinaus sind alle am BEM beteiligten Personen, insbesondere die Mitglieder des BEM-Teams, zur absoluten Verschwiegenheit zu verpflichten bezüglich aller Informationen, die sie über den Betroffenen erfahren. Die Umsetzung der Verschwiegenheitspflicht ist Bedingung für das Vertrauen der Betroffenen. Die Verpflichtungserklärung der am BEM-Prozess Beteiligten werden in der jeweiligen Personalakte abgelegt.
Auskunftsrecht der Betroffenen
Auf Antrag hat der Betroffene grundsätzlich Anspruch auf Auskunft über und Einsicht in alle zu seiner Person gespeicherten Daten durch das BEM-Team/den BEM-Berater. Auf Verlangen ist er vollständig und umfassend über alle zu seinen im BEM erhobenen Daten zu informieren. Er hat das Recht auf Veränderung bzw. Löschung von Daten. Für das konkrete Vorgehen sollte der Datenschutzbeauftragte hinzugezogen werden.
Aufbewahrung von Daten und Aufbewahrungsdauer
Alle Arbeitsunterlagen mit personenbezogenen Daten von Beschäftigten sind so zu verwahren, dass jeder Zugriff oder die Einsichtnahme durch Unbefugte ausgeschlossen ist. Als Arbeitsunterlagen verstehen sich hierbei manuelle Daten, Schriftstücke, Akten und Aktensammlungen einschließlich ihrer Bestandteile sowie elektronische Datenträger bzw. Dateien auf dem Server. Jedes Mitglied des BEM-Teams trägt für seinen Bereich die Verantwortung dafür, dass die Vertraulichkeit der Daten auch im Umgang mit den Arbeitsunterlagen stets gewahrt wird. Hier sollten passgenaue betriebsspezifische Lösungen gesucht werden (Verschlussregeln, Regelungen für Zugriffsrechte etc.).
Eine Aufbewahrungsdauer von 3 Jahren nach dem BEM-Abschluss hat sich in der Praxis als sinnvoll erwiesen. Nach Erreichen der Aufbewahrungsdauer werden die Unterlagen dann entweder dem Betroffenen im Original übergeben, um ihm die Möglichkeit zu geben, bei einem weiteren BEM-Fall eine entsprechende BEM-Biografie vorbringen zu können, oder die Daten werden datenschutzgerecht entsorgt. Über die Verwendung der Daten entscheidet der BEM-Betroffene.